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18. Juni 2019 Samuel Titka

Alles über Projektmanagement in Jira.

Wir beginnen jedoch mit dem Wesen des Projektmanagements selbst – was ist also ein Projekt und Projektmanagement?

Projektverwaltung in Jira? Kein Problem! Jira ist längst nicht mehr „nur“ ein Ticketing-Tool.

In unserem heutigen Blog werfen wir einen Blick auf die Projektmanagement-Funktionen von Jira. Wir beginnen jedoch mit dem Wesen des Projektmanagements selbst – was ist also ein Projekt und Projektmanagement?

Projekt

  • ist eine Reihe von Aktivitäten und Prozessen
  • zielt darauf ab, etwas Bestimmtes einzuführen, zu schaffen oder zu verändern
  • ist einzigartig, es ist keine regelmäßige Aktivität
  • hat ein festes Anfangs- und Enddatum
  • berücksichtigt die Zwänge von Zeit, Kosten und verschiedenen Ressourcen

Jedes Projekt ist einzigartig, und doch können verschiedene Projekte viele Gemeinsamkeiten aufweisen – zum Beispiel Projektphasen, Managementansatz, Prozessdefinitionen usw.

Projektleitung

  • ist das Management einer Reihe von Aktivitäten und Prozessen = Projektmanagement
  • hat die Aufgabe, alle sich aus den Projekten ergebenden Ziele und Vorgaben zu erreichen
  • optimiert und verwaltet die Aktivitäten effizient
  • wird international von verschiedenen Fachorganisationen untersucht und diskutiert, die Standards und Methoden für das Projektmanagement festlegen
  • kann mit Hilfe von Tools und Software umgesetzt werden

Einer der Vertreter der Projektmanagement-Tools ist Jira.

Projektverwaltung in Jira

Je nach gewählter Projektmanagement-Methodik deckt Jira bereits in der Standardkonfiguration die Bedürfnisse eines einfachen Projektmanagements ab. Es erlaubt das Erstellen und Zuweisen von Aufgaben, das Setzen von Terminen, das Verfolgen der Ausführung und mehr. Spezifische Prozesse können in Form von Jira-Workflows implementiert werden, d.h. es werden mögliche Zustände für bestimmte Aufgaben oder Aktivitäten definiert. Mehrere Projekte können dann durch dieselben Prozesse verwaltet werden (ein bestehendes Jira-Projekt kann als Vorlage für ein neues Projekt dienen).


Aufgabenübersicht – Zustand vs. Löser (Jira Gadget auf dem Jira Dashboard), Jira Workflow Beispiel.

 

Jira Software bietet agiles Projektmanagement (Scrum, Kanban, Kanplan) als Boxed Solution an, da es einen agilen Board-Überbau enthält. Dabei handelt es sich meist um Softwareentwicklungsprojekte, aber auch Projekte außerhalb des IT-Bereichs können in Jira agil gemanagt werden.

Scrum Board und Backlog in Jira.

 

Bei der Arbeit an einem Projekt ist auch die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern wichtig – Jira erledigt diese Aufgabe perfekt – das Kommentieren von Aufgaben zusammen mit @-mention stellt sicher, dass jede wichtige Information den richtigen Mitarbeiter erreicht und nicht in der E-Mail-Kette vergessen wird. Die Möglichkeit, einer bestimmten Aufgabe zu folgen und alle damit verbundenen Benachrichtigungen zu erhalten, ist nur das Sahnehäubchen auf dem Kuchen.

Nicht zu vergessen, dass dank der Flexibilität des Jira-Tools viele Dinge konfiguriert werden können – verschiedene Attribute/Felder, Zustände, Übergänge, Automatisierungen, Berechtigungen und Benachrichtigungen…

Wenn Sie eine Dokumentation für ein bestimmtes Projekt benötigen, kommt Confluence – ein eigenständiges (aber vollständig in Jira integriertes) Wiki-Tool von Atlassian – ins Spiel.

Ein Beispiel für eine mögliche Vorlage in Confluence und ein Beispiel für einen Confluence-Bereich, der sich auf ein oder mehrere Projekte oder Mitarbeiter beziehen kann.

Jira-Anwendungen für die Projektverwaltung

Natürlich geht es beim Projektmanagement nicht nur darum, Aufgaben zu definieren und sie zu verfolgen. Es ist ein komplexes Thema, das von Natur aus mit dem gesamten Unternehmen oder der Organisation verwoben ist. Es umfasst Bedürfnisse wie die Fähigkeit, Schritte zu planen und Meilensteine zu definieren, die Fähigkeit, den Arbeitsaufwand (insgesamt und einzeln) zu erfassen, oder Budgets und Kosten im Detail zu planen und zu erfassen. In mittelgroßen und größeren Unternehmen begegnet man nicht nur dem Projektmanagement, hier kann man auch von Portfolio- und Programmmanagement sprechen. Auch hier folgen nicht alle Projekte ein und derselben Methodik.

Auf der Atlassian Marketplace-Plattform gibt es eine Reihe von Jira-Anwendungen für das Projektmanagement. Verschiedene Anwendungen können sich gegenseitig ergänzen, andererseits können sie in manchen Fällen auch redundant sein. In den folgenden Abschnitten stellen wir kurz einige der beliebtesten Jira-Anwendungen für das Projektmanagement vor, die auch von großen, bekannten Unternehmen und multinationalen Organisationen verwendet werden (SONY, Volkswagen, EA, Disney, LG, HP, NASA, BOSCH, SIEMENS, Panasonic, Virgin, TESLA…).

Hinweis: Einige Funktionen können in Jira auch durch die Erstellung neuer Vorgangsarten und entsprechender Workflows und Felder oder durch die Erstellung spezifischer Filter und Dashboards erreicht werden – ein Beispiel wäre die Erfassung von Meilensteinen oder Risiken. Einige Jira-Anwendungen können die Funktionalität kapseln und als fertige Lösung anbieten. Es ist jedoch nicht immer notwendig, zu einer Jira-Anwendung zu greifen, manchmal muss man einfach nur mit den Möglichkeiten von Jira „herumspielen“.

BigGantt, BigPicture und BigPicture Enterprise

Eine häufige Anforderung im Wasserfall-Projektmanagement ist das Gantt-Diagramm. Ein etablierter Akteur in diesem Bereich ist Microsoft Project. Die Jira-Anwendung BigGantt – Gantt Chart for Jira (oder die WBS-Alternative Gantt-Chart for Jira) bietet ein Gantt-Diagramm in Jira, in einem ähnlichen Stil wie MS Project. Ein großer Vorteil ist die Integration mit Jira, d.h. die in Gantt geplanten Aufgaben können bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden. Es können dann verschiedene Berichte erstellt werden, die den Status der identifizierten Aufgaben zeigen. Natürlich gibt es auch Funktionen wie die Berechnung des kritischen Pfades, die Erinnerung an die sogenannte Baseline oder die Erstellung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben.

BigGantt-Gantt-Diagramm in Jira. Beachten Sie, dass der linke Abschnitt die sogenannte WBS (Work Breakdown Structure) und der rechte Abschnitt das Gantt-Diagramm selbst zeigt.

BigGantt (auch WBS Gantt) deckt auch ein vereinfachtes Personalmanagement ab, das dem Manager einen wichtigen Überblick über die Kapazität und den Einsatz seiner Projektmitarbeiter gibt.

Ansicht der BigGantt-Ressourcen.

 

Die BigPicture – Project Management & PPM App von Jira enthält im Vergleich zur BigGantt App zusätzliche Module, nicht nur das Gantt-Diagramm (+ andere Optionen). Zum Beispiel können Sie identifizierte Risiken in einer Matrix anzeigen – Risk Matrix.

Risikomatrix in BigPicture.

 

Nicht zuletzt bietet BigPicture für das agile Projektmanagement zwei weitere Ansichten – Board und Roadmap.

Das Boardmodul zeigt die Sprints in Spalten und die einzelnen Teams, die gemeinsam an der Lösung arbeiten, in Zeilen an. Die Zelle zeigt alle Jira-Aufgaben, die in einem bestimmten Sprint für ein bestimmtes Team geplant sind. Zusätzlich enthält das Board zwei Backlogs – eines für Aufgaben, die in keinem Sprint geplant sind, und eines für Aufgaben, die in einem Sprint geplant, aber keinem Team zugeordnet sind. Dieses Board deckt auch den Bedarf des so genannten Program Board während der PI-Planung im Falle des Projektmanagements mit der SAFe (Scaled Agile Framework) Methodik. Der Vollständigkeit halber fügen wir hinzu, dass SAFe in BigPicture Enterprise (ein Überbau auf BigPicture) unterstützt wird. Das Standard-BigPicture enthält eine Board-Ansicht, aber eine Kadenz (Lösungsiteration) enthält nur einen Sprint. Mit BigPicture Enterprise können mehrere verschiedene Sprints in einer einzigen Kadenz enthalten sein, was für große Lösungen, an denen mehrere Teams zusammenarbeiten, erforderlich ist.


BigPicture Enterprise – Board-Modul. Die Spalten und Kadenzen entsprechen den Sprints, die Zeilen den einzelnen Teams. Die Zellen enthalten die Aufgaben, die zu dem jeweiligen Sprint und Team gehören. Die grünen und roten Linien zeigen die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben – sie spiegeln die Jira Issue-Linien wider.

Das Roadmap-Modul ermöglicht die Verwaltung von Programminkrementzielen – dieses Modul deckt die Anforderungen der SAFe-Methodik ab. Im Vergleich zum Board-Modul konzentriert sich dieses Modul auf die Planung auf höherer Ebene (d.h. nicht auf spezifische Aufgaben) – was in welchem Programminkrement geplant ist (es geht nicht darum, wie es erreicht werden soll), es ist eigentlich analog zu den Sprint-Zielen.

BigPicture Enterprise – Roadmap-Modul. Jede Spalte steht für ein Programminkrement. Innerhalb eines Programminkrements werden Ziele definiert.

Tempo Timesheets, Tempo Budgets und Tempo Planner

Jede Anwendung dieses Trios konzentriert sich auf einen anderen Teil (nicht nur) des Projektmanagements, aber sie arbeiten zusammen, um maximale Transparenz und Effizienz beim Management von Projekten (Projektportfolio oder Programmen) zu erreichen. Wenn Sie alle drei Anwendungen einsetzen, erhalten Sie eine Komplettlösung für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter, (nicht nur) für die Personalplanung, die Verwaltung des Projektbudgets und das Berichtswesen. Das Kernelement, das allen drei Anwendungen gemeinsam ist, ist Tempo Team. Ein Tempo Team besteht aus Mitgliedern, denen verschiedene Rollen, Stundensätze, Arbeitszeiten oder ein Zeitplan für Arbeitstage und Feiertage zugewiesen werden können. Interessanterweise kann das Tempo Team (Name, Mitglieder, Arbeitszeiten…) auch in BigPicture Enterprise importiert/synchronisiert werden, d.h. diese Anwendungen können sich in gewisser Weise gegenseitig ergänzen.

Tempo Timesheets ist in erster Linie dafür gedacht, einen detaillierten Überblick über die Abrechnungen der Mitarbeiter zu erhalten. Es vereinfacht die Zeiterfassung für Mitarbeiter und die Überprüfung für Vorgesetzte. Natürlich garantiert es zuverlässige Daten für das Berichtswesen, die Buchhaltung und die Erstellung von Rechnungen an Klienten oder Kunden. Tempo Timesheets bietet Ansichten auf verschiedenen Ebenen – von der detailliertesten (wer, wie viel, wann und unter welchen Umständen Zeit für welche Aufgabe, für welche Kostenstelle, in welchem Projekt… gemeldet hat) bis zur zusammengefassten Ansicht (wie viel Arbeit pro Projekt oder Kostenstelle, von welchem Team gemeldet wurde).


Ansicht für den Teamleiter – sieht, wann und wie viel Zeit ein Mitglied seines Teams mit welcher Aufgabe verbracht hat.

Der Blick des Mitarbeiters auf seine Woche – an welchem Tag hat er wie viel Arbeit für welche Aufgabe eingeplant und wie viel Zeit hat er gemeldet.

Kostenstellensicht – wie viel Zeit wurde von der Person in der Teamrolle gemeldet + Neuberechnung auf Basis des Satzes – Grundlage für die Abrechnung.

Analyse der gemeldeten Arbeit eines bestimmten Teams – wie viel Zeit kann in Rechnung gestellt werden, wie viel Zeit wird auf die Betriebskosten angerechnet.

Mit Tempo Budgets können Sie Projektkosten, Einnahmen und somit den Gewinn kontrollieren und planen. Außerdem ermöglicht es die Verwaltung von Ressourcen. Wie der Name schon sagt, geht es um die Planung und Erfassung von Budgets für Projekte. Die Projekte können hierarchisch in einem Portfolio oder Programm angeordnet werden. Auf diese Weise können die Budgets auch auf der obersten Ebene überwacht werden. Tempo Budgets ist die einzige Jira-Anwendung, die die Anwendung von Earned Value Managmenet (EVM)-Analyseverfahren ermöglicht.

Ein Blick auf den Zeitplan der drei Projekte des Programms.

Ein grundlegender Überblick über den „Gesundheitszustand“ des Projekts in Tempo Budgets.

Eine Ansicht des Projektteams – auch mit Stundensätzen, die sich in Projektkosten auf der Grundlage der Berichterstattung des jeweiligen Mitarbeiters über die Aufgaben umrechnen lassen.

Planung der Arbeit an einem bestimmten Projekt in Tempo-Budgets.

Nachweis der geplanten und tatsächlichen Kosten – CAPEX, OPEX und FINEX. Kosten können auch automatisch wiederholt werden (z.B. monatliche Servermiete, etc.) und aus CSV-Dateien importiert werden.


Tempo Budgets bietet eine Reihe von Berichten, darunter einen Bericht, der die Differenz zwischen den geplanten und den tatsächlichen Kosten (oder Einnahmen) anzeigt. Ein anderer zeigt zum Beispiel die Ausgabe von Werten aus EVM.

Tempo Planner erweitert die Personalplanungsfunktionen von Tempo Budgets. Er kann jedoch auch unabhängig arbeiten. Er konzentriert sich auf die direkte und einfache Verwaltung von Teams/Personalressourcen und ermöglicht es Ihnen, verfügbare Teammitglieder, die nicht vollständig zugewiesen sind, oder überplante und langfristig überlastete Personen schnell zu identifizieren.

Zwei unterschiedliche Perspektiven für die Planung eines Testerteams in derselben Woche.

Portfolio für Jira

Die Jira-Anwendung Portfolio for Jira stammt direkt von Atlassian. Wir werden in einem zukünftigen Blog mehr über diese Jira-App erzählen.

Spoiler-Alarm

PS: Ich freue mich auf die Neuigkeiten aus der Atlassian-WeltJira Align – dieses Produkt war als AgileCraft bekannt, im März 2019 gab Atlassian den Kauf im Blog bekannt.

AgileCraft wird als führend im Bereich der agilen Planungswerkzeuge für Unternehmen bezeichnet (Gartner Magic Quadrant 04/2019). Es konzentriert sich auf die Skalierung von Agile – von der Teamebene aufwärts.

Wir werden Ihnen in Kürze weitere Informationen über dieses Produkt zur Verfügung stellen.

 

Samuel Titka
Atlassian-Berater

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