In Gesprächen stoße ich oft auf die Frage: „Wie ist es möglich, die Koordinierung einer solchen Vielzahl von Aktivitäten zu bewältigen, die um mich herum stattfinden?“
Neben Managementlektionen über Delegation und Menschen, die schlauer sind als man selbst, Vertrauen, Ethik in der Wirtschaft, den dritten Sektor und Freizeitaktivitäten, geht es meist um Daten.
Wenn man die Zielerreichung über mehrere Ebenen delegiert, kann man sich in einer Reihe von Sackgassen verheddern und in unglaublichen bürokratischen Strukturen und Regeln enden. Andererseits ermöglichen neue Managementansätze und -technologien eine erhebliche Vereinfachung und Einsparung über ganze Horizonte in den Managementstrukturen.
Datengestützte Entscheidungsfindung
Das Thema der Managementmethoden in unseren Organisationen überlasse ich meinen Kollegen, aber ich möchte in den nächsten Blogs die Technologien beschreiben, die das moderne Management unterstützen. Ich beginne mit Daten im Leben des Managements. Manager sind eine Gruppe, die für ihre Entscheidungsprozesse genaue Informationen in verschiedenen Formaten und Kontexten benötigt. Auf der Grundlage dieser Informationen kann ein Management im Stil der datengesteuerten Entscheidungsfindung umgesetzt werden.
Bei unseren Kunden, aber auch in unseren Unternehmen, findet eine neue Digitalisierungswelle statt, die eine interessante Begleiterscheinung in den implementierten Prozessen mit sich bringt. Wenn ein Prozess gut implementiert ist, produziert er kein „Word, Excel oder Mail“ als Output. Es können zwar Benachrichtigungen oder statische Berichte erstellt werden, aber das ist nicht der primäre Output. Die einzelnen Prozesse der Verwaltung und des Betriebs von Organisationen laufen in einer Vielzahl von Systemen ab, aber die für das Ganze wichtigen Informationen bilden das Datenökosystem einer Organisation oder einer Gruppe von kooperierenden Organisationen.
Paradoxerweise liegt die eigentliche Chance nicht in der Technologie, denn diese ist nur eine Voraussetzung für die Automatisierung und Beschleunigung des gesamten Prozesses. Die Chance liegt in erster Linie in einem tieferen Verständnis des eigenen Arbeitsbereichs und der Fähigkeit, Entscheidungen auf der Grundlage einer viel größeren Menge von Informationen zu treffen. Diese können nur auf der Grundlage von Kenntnissen über den eigenen Raum effektiv verstanden werden.
In der Vergangenheit gab es jahrelang Business Intelligence (BI)-Lösungen auf dem Markt, die, wenn sie erfolgreich implementiert wurden, Managern wichtige Informationen und Zusammenhänge liefern konnten. Andererseits haben wir bei einer Reihe von Projekten die Erfahrung gemacht, dass dieser Bereich recht schwerfällig war und dass es ohne fundierte Kenntnisse entweder des Anbieters oder der internen IT nicht möglich war, auf dem Rahmen der vorgefertigten Berichte aufzubauen. Mit anderen Worten: Entweder war die Berichterstattung in irgendeiner Form eingefroren und entsprach nicht den laufenden Anforderungen, oder sie war teuer.
Ich persönlich habe immer mit einigen Managementberichten gearbeitet, aber wenn ich an Details oder Zusammenhängen anderer Daten interessiert war, musste ich das klassische Excel verwenden und meist mit nicht aktuellen Daten arbeiten.
Warum Tableau
Eine große Veränderung trat vor etwa zwei Jahren in mein Leben, als wir uns für die Tableau-Plattform entschieden. Diese Plattform hat einen unglaublichen Fortschritt und Komfort bei der Arbeit mit Daten gebracht. Die Rolle eines Managers verändert sich innerhalb weniger Tage von einem Konsumenten vorgefertigter Berichte zu einem Erforscher der Zusammenhänge im eigenen Unternehmen. Eine Reihe von Kunden ohne IT-Hintergrund zeigt sich begeistert von der Erforschung ihres eigenen Datenraums.
Die Entwicklung der Technologie folgt weitgehend bestimmten, vorhersehbaren Zyklen. Rasche Veränderungen der Nutzerbedürfnisse führen zu einer frühen Nachfrage von Großkunden und spiegeln sich oft in der Grundlagenforschung wider. In diesem Stadium der Bedarfsdeckung sind enorme Investitionen erforderlich, und die Lösungen sind teuer und maßgeschneidert. Die meisten sind dazu verdammt, in Vergessenheit zu geraten. Einige der Lösungen werden zu ersten Produkten, und diese werden von einer anderen Gruppe sogenannter Trendsetter genutzt, die bereit sind, relativ viel für Lösungen zu zahlen, die wahrscheinlich die Grundlage für künftige Massenprodukte bilden werden. Nachdem die großen Marken den Markt überrollt haben, meist nach den ersten Jahren, gibt es Raum für Innovation und Refactoring von guten Ideen. Dies ist auch in der BI-Welt geschehen, und Tableau ist ein Produkt dieser Kategorie. https://www.tableau.com/reports/gartner. Diese neuen Produkte werden meist nach einer erfolgreichen Markteinführung „gestoppt“ und von großen Unternehmen aufgekauft (in diesem Fall war Salesforce das Raubtier).
Wenn ich an die Situation zurückdenke, in der meine Kollegen und ich uns vor einigen Jahren befanden, bin ich sehr froh, dass wir den Weg der Einführung des Management-Informationssystems gewählt haben.
Anfangs befanden sich die Informationen in einer Reihe von Anwendungen, die kaum miteinander verbunden waren. Sie trafen erst nach einer langen E-Mail-Konsolidierung in Excel zusammen, und wir trafen Entscheidungen im Blindflug. Was die Daten anbelangt, so lebten wir buchstäblich in der Vergangenheit, abgeschlossen durch Buchhaltungsdaten für die vergangenen Monate, Informationen über die geleistete Arbeit in Jira, und in Excel versuchten wir, Schätzungen für die Zukunft zu interpretieren und verwalteten das Unternehmen anhand des Stands der Bankkonten.
Aus der Sicht des Nutzers ist das Herzstück des Management-Informationssystems heute Tableau. Das Management nutzt die Cloud-Präsentationsschicht Tableau Online, wo alle wichtigen Berichte über einen Webbrowser oder über eine mobile App für Telefone, aber vor allem Tablets, verfügbar sind.
Mehrere Mitarbeiter des Unternehmens modellieren ihre Echtzeitanalysen über die Datenwürfel mit Tableau Desktop. Wir verwenden gemeinsam genutzte Datenfeeds, in denen wir Daten aus dem Unternehmen, der Finanzabteilung, den aktuellen Status von Projekten und den für Projekte zugewiesenen Ressourcen, die gemeldete Mitarbeiterzeit für einzelne Projekte und Aufgaben mit Informationen von Banken und Kunden verknüpft haben.
Ein Blick in die Zukunft
Wir sehen jetzt die Bilanzen der einzelnen Projekte in der Vergangenheit und in der Zukunft. Ich möchte bei dem Wort Zukunft verweilen.
In Anbetracht der vielen Projekte, die wir gemeinsam mit unseren Kunden durchgeführt haben, kann ich offen sagen, dass systematische Zukunftsinformationen keineswegs ein Standard sind, über den die Geschäftsleitungen unserer Kunden verfügen sollten. Von der Entscheidung, die Zukunft systematisch zu untermauern, bis zu ihrer Erfüllung ist es ein relativ langer Weg. Er führt über die Abdeckung der „weißen, nicht digitalisierten Prozesse“ und die Sicherstellung der Konsolidierung der neuen Daten mit dem übrigen Datenraum der Organisation bis hin zur Datenvisualisierung in BI.
In unserem Fall wird die Zukunft durch finanzielle Informationen in Form von zukünftigen Einnahmen und Kosten, Geschäftsmöglichkeiten und Informationen über geplante Ressourcen für Projekte dargestellt. Diese Informationen fehlten völlig. Wir mussten Prozesse einrichten, um alle prognostizierten Kosten und Einnahmen zu erfassen. Wir unterstützten den Geschäftsprozess mit einem Prozess in Jira, in dem wir nun alle Aktivitäten der Vertriebsabteilungen erfassen, und wir erfassen geplante Ressourcen für Projekte in den Tools unseres isländischen Partners https://www.tempo.io/. Zu dieser Konfiguration sind wir nach jahrelanger Suche gekommen, aber das Ergebnis ist großartig. Heute wird es auch von unseren Kunden genutzt. Nur der Mix dieser Daten kann uns mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit Schätzungen über Umsatz, EBITDA, Cash Flow oder Teamkonsolidierung in der Zukunft geben. Gemeinsame Datenwürfel können mit Tableau Desktop nahezu in Echtzeit analysiert werden, so dass wir nach Antworten auf aufkommende Fragen suchen können.
Visualisierung der Daten
Eine weitere Dimension, die in vielen Fällen hilfreich ist, ist die Datenvisualisierung. Bei den meisten Berichten geht es um Tabellenkalkulationen, aber viele Zusammenhänge werden in einem grafischen Kontext viel deutlicher. Manche Trends in visuellen Berichten sind für das menschliche Auge sofort erkennbar, wären aber auf der Ebene der Tabellenkalkulation oder herkömmlicher Algorithmen unsichtbar.
Eine der Stärken von Tableau ist die globale Community rund um project https://public.tableau.com/, wo täglich Hunderte von Visualisierungen, Infografiken und Berichten veröffentlicht werden. Alle sind auch im Quellcode verfügbar und können zur Inspiration genutzt werden. Sie sind nicht allein, die Tableau-Community ist auch auf Stackoverflow und Github stark vertreten.
Wenn Sie Ihre offenen Datenanalysen mit der Gemeinschaft teilen möchten, können Sie Ihre Ergebnisse über die Tableau Public-Plattform veröffentlichen. Um öffentlich veröffentlichte Ergebnisse zu erstellen, können Sie die kostenlose Version von Tableau public https://public.tableau.com/en-us/s/download verwenden.
Schlussfolgerung
Für mich ist Tableau Portfolio die Plattform, auf die ich gewartet habe. In Kombination mit ETL-Tools wie Pentaho, Talend und der Unterstützung von Apache Spark für maschinelles Lernen ist es das fehlende Teil des Puzzles, das ich gefunden habe. Es ist ein Tool, mit dem ich die Daten sehen und verstehen kann, während ich meine Probleme löse. Es ist ein Self-Service-BI-Tool, das in einer Unternehmensumgebung mit einer Vielzahl von Datenquellen eingesetzt werden kann, aber auch als Ergänzung zu den üblichen Office-Tools geeignet ist. Es kann mit Daten aus skalierten Big-Data-Quellen, Datenbanken, Dateien, Google Sheets und externen Datenquellen wie OpenData-Endpunkten oder Quellen wie https://data.world/ arbeiten.
SIE KÖNNEN NOCH MIT EXCEL VERHEIRATET SEIN, ABER TABLEAU IST IHR LIEBER
Gabriel Lachmann
