Facility Management kann als Werkzeuge und Dienstleistungen definiert werden, die die Funktionalität, Sicherheit und Nachhaltigkeit von Gebäuden, Grundstücken, Infrastrukturen und Immobilien unterstützen.

Jedes Unternehmen, das eine Art von Vermögenswert, Ausstattung, Werkzeugen oder beispielsweise Lager verwaltet, verwendet mindestens einmal einige Verfahren oder Schritte, um deren Funktionalität zu gewährleisten, einen aktuellen Überblick zu erhalten oder einen Service im Rahmen der normalen Nutzung bereitzustellen. Es unterstützt oder verbessert die Effizienz der vom Unternehmen bereitgestellten primären Dienstleistungen. Oft können sie mit anderen Prozessen oder Methoden wie Lagerführung, Vermögensinventur, Asset Management, Wartungstätigkeiten usw. kombiniert werden.

Atlassian-Lösungen sind eine geeignete Plattform für Facility Management.

Bei EEA, part of BiQ Group, implementieren wir Facility Management mit Atlassian-Tools. Diese Tools unterstützen die prozessualen und betrieblichen Anforderungen der Kunden. Eine Standardkomponente der Lösung ist die CMDB/Asset Management-Datenbank Insight und die Umsetzung von Prozessen in Jira, die durch eine Dokumentationsbasis in Confluence unterstützt werden können.

Warum Jira für Facility Management wählen?

• Zentralisierung von Daten
• Klarheit
• Angenehm zu bedienen
• Einfache Aufzeichnungen

Jira kann Lösungen bieten und in diesem Bereich Transparenz und gleichzeitig messbare Ergebnisse liefern, die im Laufe der Zeit vergleichbar sind. Durch die Nutzung von Jira können Unternehmen die Anzahl ihrer Software reduzieren und eine bessere Integration und anschließende Automatisierung einer Vielzahl von Aufgaben sicherstellen. Jira ist ein vielseitiges Werkzeug zur Digitalisierung und Verwaltung von Unternehmensprozessen.

Eine ausgezeichnete Ergänzung ist die von EEA, part of BiQ Group, entwickelte Anwendung – GeoData for Jira, ein Tool, mit dem Sie Ihre Aufgaben auf einer Karte visualisieren können. Und warum erwähnen wir gerade unsere Anwendung? Weil wenn Sie Daten auf der Karte sehen, sehen Sie alles viel klarer. Sie haben sofort einen Überblick darüber, welche Bereiche am belebtesten sind, und können leicht die Route für Ihren Mitarbeiter bei Wartungsarbeiten planen.

Ihre strategischen Entscheidungen werden unvergleichlich effektiver sein, und Sie können sogar geografische Zusammenhänge zwischen verschiedenen Problemen und Aufgaben finden, mit denen Sie sich gerade befassen. Darüber hinaus sparen Sie dank der Visualisierung von Daten in Ihrem Unternehmen Zeit und weitere wertvolle Ressourcen.

Tauchen wir tiefer in das Facility Management ein.

Zu den gängigen Themen des Facility Managements gehören Wartung/Inspektionen/Fachtechnische Überprüfungen, Überwachung und Behebung von Ausfällen und Störungen, Garantie-Nachgarantieservice, Aktivitäten im Zusammenhang mit Brandschutz oder Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz (ASG) usw.

Facility Management ist oft eng mit einer Vermögensliste verbunden, auf die die Dienste angewendet werden sollen, und unterstützt die Serviceabteilungen, die die Facility-Management-Dienste bereitstellen.

Und was bedeutet Facility Management in der Praxis?

Facility Management kann drei Hauptkategorien umfassen:

• Management von Zwischenfällen
• Wartungsmanagement
• Management von Dienstleistungen

Incident Management – Lösung von außergewöhnlichen und akuten Ereignissen

Das Incident Management wird in der Regel mit Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) in Verbindung gebracht und ist daher in der Regel Teil einer IT-Service-Management (ITSM)-Lösung. Es tritt jedoch auch in anderen Bereichen auf, wie z.B. im Verkehrswesen, im Bereich physischer Sicherheit, im Personalmanagement, in Einzelhandelsketten, im Bau- und Baumanagement usw.

Von Kunden, die ICT-Dienstleistungen bereitstellen, werden in der Regel Standards wie ITIL, COBIT oder beispielsweise ISO2700 gefordert. Aufgrund ihrer engen Beziehung zu IT-Technologien und ihrer Verknüpfung mit anderen IT-Prozessen (Request Fullfiment, Configuration and Asset Management, Service Level Management, Problem Management, Service Delivery, Change Management usw.) ist es für sie einfacher, Softwaretools zur Unterstützung zu implementieren.

Bei der Implementierung des Incident Managements ist es ratsam, sich von etablierten Standards und bewährten Verfahren inspirieren zu lassen und danach zu handeln. Einer der am weitesten verbreiteten Standards und ein Standard, der von unseren Kunden hauptsächlich gefordert wird, ist ITIL (Information Technology Infrastructure Library), der als Sammlung von Verfahren und Prozessen aus bewährter IT-Praxis von IT-Experten entstanden ist. Es hat sich allmählich zu einem weltweiten Rahmen für IT-Prozesse entwickelt.

ITIL wird international anerkannt und häufig von nationalen Regulierungsbehörden gefordert. Es verfügt über eine starke Basis an Zertifizierungen, Wissen und Prozessen. Einer der Hauptvorteile von ITIL besteht darin, dass es nicht streng vorschreibt, wie ein implementierter Prozess aussehen soll, sondern dass er grundlegende Prinzipien und Empfehlungen erfüllen sollte. Er sollte in den Kontext anderer Prozesse eingebettet sein. Der Umfang der Implementierung kann dann einfach an die Bedürfnisse des Kunden und insbesondere seiner Kunden/Benutzer sowie der Teams, die für die Behebung des Incidents verantwortlich sind, angepasst werden.

Ein Incident wird in erster Linie verwendet, um Incidents zu erfassen und zu lösen, die an Objekten im Rahmen des Facility Managements erkannt werden.

Incidents können Ausfälle, Schäden, Notfälle usw. sein. Die grundlegenden Schritte im Rahmen des Incident-Prozesses könnten dann wie folgt definiert werden:

• Vorfall initiieren
• Analyse (Standard) Vorfall
• Incident auflösen
• Incident schließen
• Vorfall abbrechen

Prozess-Beispiel :

Wartungsmanagement – regelmäßige Wartung Ihres Vermögens

Es wird hauptsächlich zur Unterstützung von Prozessen der regelmäßigen Wartung bei Facility-Management-Objekten verwendet, die in Insight geführt werden.

Im Rahmen der Wartung können verschiedene regelmäßige Aktivitäten wie Inspektionen, Wartungen, Überprüfungen oder andere regelmäßige Aktivitäten behandelt werden. Die grundlegenden Schritte im Rahmen des Wartungsprozesses könnten dann wie folgt definiert werden:

• Initiation der Wartungsanfrage
• Überprüfung der Wartungsanfrage
• Genehmigung der Wartungsanfrage
• Ausführung der Wartungsanfrage
• Abschluss der Wartungsanfrage
• Stornierung der Wartungsanfrage

Beispiel für einen Prozess :

Services Management – Serviceaufgaben für Ihr Vermögen

Services werden ebenfalls verwendet, um Vorfälle zu erfassen und zu lösen, die bei Objekten auftreten, die im Facility Management geführt werden.

Die Services können sich jedoch von Incidents durch die Schritte im Lösungsprozess unterscheiden. Die grundlegenden Schritte im Rahmen des Serviceprozesses könnten dann wie folgt definiert werden:

• Initiale Serviceanfrage erstellen
• Überprüfung der Serviceanfrage
• Genehmigung der Serviceanfrage
• Lösung der Serviceanfrage
• Abschluss der Serviceanfrage
• Schließen der Serviceanfrage
• Stornieren der Serviceanfrage

Prozess-Beispiel :