Die aktuellen Zeiten sind sehr turbulent. Wie viele Stellen oder sogar Arbeitgeber haben Sie in den letzten 10 Jahren gewechselt? An wie vielen Projekten oder Produkten haben Sie gearbeitet? Mit wie vielen Teams haben Sie zusammengearbeitet?

Mit jeder solchen Änderung ist die Gelegenheit verbunden, Regeln, Verfahren oder neue Instrumente anzupassen.

Wenn ich nur die Position des Produktverantwortlichen eingenommen hätte…

…ich würde mich für folgende Fragen interessieren:

• Wie sollte ich die erste Woche verbringen?
• Wie lässt sich die Zeit am effizientesten nutzen?
• Wen und was soll ich kennenlernen, was soll ich einrichten?

In erster Linie werden wir über Produkte sprechen, die die Aktivitäten des Produkteigentümers optimal unterstützen. Aber!

Worauf sollten Sie in den ersten Tagen und Wochen in Ihrer neuen Position achten?

1. Sie kennen die Plattform und die Architektur des
2. Kennen Sie das Produktteam, kennen Sie die wichtigsten Interessengruppen.
3. Bauen Sie Beziehungen zu Entwicklern und Designern auf. Laden Sie Entwickler und Designer zum Mittagessen oder nach der Arbeit zu einem Bier und Darts ein. Auf diese Weise erfahren Sie vielleicht mehr über die Geschichte des Produkts als aus jeder Dokumentation.
4. Finden Sie heraus, wer Ihr Kunde ist, was er an dem Produkt mag und was ihn daran stört.
5. Sammeln Sie alle verfügbaren Daten und werten Sie sie aus.

Wenn wir in Punkt 4 von Kunden sprechen, dann meine ich nicht nur die aktuellen Kunden. Wir sehen dies nur bei einem sehr geringen Prozentsatz der Produktinhaber, die sich auch im Laufe der Zeit noch an ehemalige Nutzer wenden. Diejenigen, die sich für die Alternative entschieden haben. Sie können nun ihre Entscheidung, das Produkt zu wechseln, bewerten. Erläutern Sie, was sie zum Wechsel bewogen hat und ob dieser ein positives oder negatives Ergebnis hatte. Das Feedback eines verärgerten oder sogar verlorenen Nutzers kann um ein Vielfaches nützlicher sein als die Schmeicheleien treuer Nutzer.

Wer ist der Eigentümer des Produkts?

Wie ist der Product Owner zu beschreiben? Was sind seine Hauptaufgaben?

ACHTUNG: Verwechseln Sie den Product Owner nicht mit dem Product Manager (der die Produktvision definiert, sich um Marketing und ROI kümmert…). Leider werden die Rollen des Produkteigentümers/Produktmanagers oft kombiniert und von derselben Person ausgeübt.

Der Product Owner ist für die Maximierung des Werts des vom Entwicklungsteam geschaffenen Produkts verantwortlich. Ob das Produkt nach einer agilen Methodik oder nach einer Wasserfallmethode erstellt wird, hängt von der jeweiligen Organisation ab. Der Product Owner ist für die Verwaltung des Product Backlogs verantwortlich.

Sie werden eine große Anzahl von Definitionen finden… einige werden übereinstimmen, andere werden leicht abweichen. Wären die Autoren genauer gewesen, hätten sie schreiben können, dass der Product Owner notwendigerweise die folgenden Tätigkeiten ausführt:

1. Er verwaltet den Rückstand,
2. priorisiert die Funktionen,
3. überwacht den Fortschritt der Arbeiten,
4. arbeitet mit dem Produktteam zusammen, dem er angehört (Designer, Entwickler, Tester…),
5. holt das Feedback des Kunden ein.

Plattformen und Produkte zur Unterstützung des Produktmanagements

Wie wählt man ein Werkzeug zur Unterstützung der oben genannten Tätigkeiten aus? Eines wird sicherlich nicht ausreichen, das können Sie gleich ausschließen. Tatsächlich müssen wir sieben Phasen des Produktmanagements unterstützen (jeder hat eine andere Anzahl von Phasen, aber in der EUA halten wir uns an diesen ziemlich klaren Pfad):

1. Idee
2. Spezifikation
3. Roadmap (Plan)
4. Prioritätensetzung
5. Lieferung (Implementierung)
6. Bewertung (Analyse)
7. Rückmeldung

Die Werkzeuge, die der Produktverantwortliche verwenden wird, dienen nicht nur ihm selbst. Er wird sie mit Kunden (Nutzern), aber auch mit Mitarbeitern verbinden.

Welche Plattformen/Produkte empfehlen wir?

Ideenmanagement

Wir sammeln Ideen von Nutzern, dem Team oder entwickeln sie selbst auf der Grundlage von Feedback und Nachrichten der Konkurrenz. Das hört sich einfach an, aber gleichzeitig haben wir eine Reihe von Rollen, in denen jemand in der Lage sein muss, Ideen zu erstellen, jemand muss in der Lage sein, für sie zu stimmen, sie zu kommentieren, zum Beispiel. Außerdem wollen wir Inhalte nicht komplett öffentlich teilen.

Das zentrale Werkzeug für das Sammeln von Ideen und die Arbeit mit ihnen wird zu 100% von Jira Product Discovery abgedeckt. Es bietet genau das, was wir im ersten Absatz beschreiben.

Wie viel wird es kosten? Der Sinn der Abrechnung besteht darin, dass Sie nur für „Ersteller“ zahlen, die vollen Zugriff haben und das Produkt einrichten und verwalten können. In der Regel nutzen also nur eine Gruppe von Produktverantwortlichen oder ausgewählte Vertreter des Produktteams die Lizenz. Ihre ausgewählten Kunden, von denen Sie Anregungen sammeln möchten, profitieren nicht von den Lizenzen.

Jira Product Discovery dient jedoch nicht nur zum Sammeln und Diskutieren von Vorschlägen, sondern auch zur Kommunikation von Roadmaps.

Das Tool verfügt über eine logische Integration mit den Atlassian Cloud-Produkten Jira Software, Jira Work Management, Jira Service Management und Confluence. Das macht es einfach, einzelne Ideen mit z.B. Epics in Jira zu verknüpfen. Oder eine Idee wird mit einer detaillierteren Beschreibung in Form einer Seite in Confluence verknüpft.

Problemverfolgung und Aufgabenverwaltung

Die Produkt-Roadmap in Jira Product Discovery enthält zwar Ideen, ihre Details und die voraussichtliche Version, in der sie veröffentlicht werden sollen, aber die Aufgaben für das Produktteam sind viel detaillierter.

Es besteht kein Zweifel, dass Jira Software das am besten geeignete Tool ist. Letzteres hilft dem Team, komplexe Funktionen in Stories zu unterteilen, die sich leichter beschreiben, schätzen, priorisieren, in einem Backlog sortieren und schließlich in Sprints planen lassen. Wie bereits erwähnt, empfehlen wir die Verknüpfung von Epics oder sogar Stories mit Ideen in Jira Product Discovery.

Um sicherzustellen, dass das Produktteam über einen klaren und ausreichend detaillierten Plan verfügt, empfehle ich die Verwendung der „Pläne“-Funktionalität in Jira Software Premium, mit der Sie Produktpläne einschließlich ihrer Szenarien erstellen können. Ein sehr starker Punkt der Funktionalität ist die Tatsache, dass Planänderungen nicht sofort in Jira Issues überschrieben werden und den Benutzern kontinuierlich mitgeteilt werden.

Alle Bearbeitungen, einschließlich der Erstellung neuer Aufgaben, können in Jira im Ganzen veröffentlicht werden und beispielsweise ausgehende Benachrichtigungen über vorgenommene Änderungen deaktivieren. Ein bestimmter Zeitplan kann nur für ausgewählte Benutzer und Gruppen freigegeben werden. Alternativ kann er in eine .png-Datei exportiert werden, in der die Skalierung der Zeitachse und eine Reihe anderer Parameter eingestellt werden können. Der Zeitplan ist natürlich nicht statisch, d. h. alle Änderungen, die in Jira in die Issues einfließen, werden sofort in den Zeitplan übertragen.

Die Komplexität mancher Lösungen erfordert die Schaffung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Roadmaps bieten auch die Möglichkeit, diese zu visualisieren.

Dokumentation, Wissensdatenbank, Brainstorming-Tool

Confluence wird für den Product Owner das zentrale Repository für Anforderungsspezifikationen, technische Dokumentation und den Produktraum selbst sein, in dem das Team alle wichtigen Informationen und Referenzen finden kann.

Wie Jira Product Discovery bietet auch Cloud Confluence einen nicht kostenpflichtigen Benutzerzugang. Sie können bis zu 5 Gäste pro lizenziertem Benutzer einrichten, die eingeschränktere Rechte und Zugriff auf maximal einen Confluence-Bereich haben. Für die Zusammenarbeit mit wichtigen Nutzern oder Partnern ist dieser Zugang jedoch in der Regel völlig ausreichend.

Die Inhaltserstellung in Confluence unterstützt alles, was Sie sich vorstellen können (Formate, Einfügen von Bildern, Galerien, Tabellen, Code, Anhängen von Links, Hochladen von Dateien, Ändern von Seitenlayouts und mehr).

Wir empfehlen dringend die Verwendung von Vorlagen (Templates), d. h. eine Art der Inhaltserstellung, bei der die Seite keine leere Seite, sondern einen vordefinierten Inhalt oder nur eine Struktur hat, die der Benutzer hinzufügt. Sie kann auch den Anweisungen folgen, die Vorlagen oft enthalten. Vorlagen können standardmäßig verwendet werden, oder es können benutzerdefinierte Vorlagen erstellt werden.

Die größte Neuheit des Jahres 2023 bei Confluence sind zweifellos die Whiteboards, also eine digitale Umgebung zur Visualisierung von Ideen und Problemen, die gelöst werden müssen. Whiteboards in Confluence sind ein echter Gewinn. Sie sind wirklich zu einem Raum für Brainstorming in Confluence geworden. Whiteboards sind nicht nur angenehme Bilder, sondern sie verwandeln Ideen in Aktionen. Sie machen es einfacher, Ideen in Aufgaben in Jira zu verwandeln.

Sie unterstützen:

• Erstellen von Problemen in Jira – Objekte auf dem Whiteboard können echte Probleme in Jira darstellen,
• Bearbeitung von Jira-Problemen – Aktionen mit dem Objekt, das das Jira-Problem auf dem Whiteboard darstellt, aktualisieren das Jira-Problem,
• 
• strukturierte Seiten – Text und Tabellen in den Inhaltsseiten werden nun durch verschiedene Diagramme und Mind Maps in Confluence ergänzt.

Koordinierung mit nichttechnischen Interessengruppen

Der Product Owner muss mit vielen Menschen kommunizieren, die etwas über das Produkt zu sagen haben, auch wenn sie keine Entwickler oder Benutzer sind. In der Regel handelt es sich dabei um Stakeholder, die oft von nicht-technischen Abteilungen Ihres Unternehmens vertreten werden.

Aus ihren Verbindungen zum Produkt ergibt sich eine Reihe von Aufgaben, die irgendwo aufgezeichnet und in Echtzeit nachverfolgt werden müssen. Projekte in Jira Work Management sind der ideale Ort für diese Aufgaben, deren Abhängigkeiten sie mit einem Produktbereich in Confluence, einem Softwareprojekt in Jira oder bestimmten Ideen in Jira Product Discovery verbinden.

Bei vielen Implementierungen von Atlassian-Tools oder Prozessoptimierungen stoßen wir als Berater auf die Situation, dass nicht-technische Rollen nur ungern die Tatsache akzeptieren, dass sie keine Jira-Software-Lizenz haben werden. Was ist der Grund dafür?

Sie befürchten fälschlicherweise, dass Jira Work Management ihnen nicht den gleichen Komfort bietet wie die Jira Software. Sie „fürchten“, dass sie die agilen Whiteboards verlieren werden. Bei Projekten mit Software ist das richtig. Aber! In Jira Work Management-Projekten gibt es schon seit einiger Zeit Kanban-Boards. Sie sind nicht genau identisch mit denen in der Jira Software, aber sie bieten genug Platz, um Aufgaben zu visualisieren. Ein weniger erfahrener Benutzer wird die Unterschiede nicht bemerken.

Prototyping, virtuelle Sitzungen, Kommunikation in Echtzeit

Das Prototyping-Tool wird wahrscheinlich nicht vom Product Owner ausgewählt, sondern vom Design-Team. Es ist nicht unbedingt notwendig oder sogar möglich, dass Atlassian alles anbietet. Es gibt also keinen Grund, die Tatsache zu verheimlichen, dass eines der besten Tools Figma sein wird. Ein modernes Design-Tool für Prototyping und Wireframing. Es umfasst eine Vielzahl von Hilfsvorlagen.

Welche anderen Tools wird der Product Owner verwenden? Slack, Teams? Es ist wahrscheinlich nicht ideal, mit dem Team über SMS oder WhatsApp zu kommunizieren. Wir werden kaum Teams finden, die sich geografisch ein einziges Büro teilen, also werden Sie auf jeden Fall Zoom oder einen ähnlichen Dienst für Online-Meetings nutzen.

Warum Zeit für die Auswahl und Einrichtung von Werkzeugen aufwenden?

Welchen Nutzen haben die richtigen Arbeitsmittel für den Produktverantwortlichen? Werkzeuge sorgen für Konsistenz im Produktmanagement. Sie unterstützen die Kommunikation der Vision an alle Schlüsselrollen. Konsistenz! Das klingt schrecklich. Für einen Product Owner, egal in welcher Rolle im Unternehmen, ist es von Vorteil (und nicht selbstverständlich), wenn er sich bei routinemäßigen, sich wiederholenden Tätigkeiten nicht mit Fragen des „Wo und Wie“ beschäftigen muss. Bei der Beschreibung von Funktionen, der Priorisierung des Backlogs, der Verfolgung der Leistung des Entwicklungsteams.

Marek Vejrosta

Atlassian-Berater

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