Grundsteine des Berichtswsens in Jira
Berichtswesen, oder die Möglichkeit, relevante Daten zu sammeln, deren Transformation und anschließende Auswertung, ist heutzutage ein fester Bestandteil eines jeden Unternehmens.
Verschiedene Aufstellungen oder Berichte ermöglichen eine detaillierte Analyse von Leistungskennzahlen (s.g. KPI = Key Performance Indicator).
Richtige Entscheidungen, basierende auf geeignet dargestellten Daten, die die Realität widerspiegeln, erhöhen die Konkurrenzfähigkeit oder die Effektivität in der Arbeit.
Die Unfähigkeit, notwendige Berichte zu generieren oder deren Ungenauigkeit kann zu unkorrekten Entscheidungen führen, also negative Auswirkungen haben.
Datensammlung in Jira
Sollten Sie das Potential eines Kollaborationswerkzeugs Jira bereits ausnutzen, ist Ihnen sicherlich bekannt, dass die Datensammlung kein Problem ist.
Wenn Sie noch mit dem Gedanken spielen, Jira in Ihrem Unternehmen zu benutzen, ist es wichtig zu wissen, dass die die Datensammlung ein Ergebniss hoher Flexibilität definierbarer Felder ist.
In Jira ist es möglich, Felder (Attribute) einer bestimmten Art zu definieren, z.B.
- Textfeld
- Zahlenfeld
- Datumsfeld
- Auswahlliste (Ein- oder Mehrfachauswahl)
- Benutzer- oder Benutzergruppenfeld
- E-Mail
- Radio buttons
- Check boxes
- URL Feld
- … und viele andere
Eine fehlende Feldart kann einfach vom Atlassian Marketplace heruntergeladen werden. Bei spezifischen Anforderungen kann eine gewünschte Feldart programmiert werden.
Definition der Feldart erleichtert das Berichtswesen – der Benutzer befüllt das Feld immer im gewünschten Format. Es kann also nicht vorkommen, dass ein Benutzer einen Text im Feld schreibt und ein anderer eine Zahl.
Ein weiterer Vorteil sind pop-up Fenster, die bei der Datensammlung benutzt werden können. In bestimmten Schritten des gegebenen Prozesses füllt der Benutzer nur einen bestimmten Datensatz aus.
Der Benutzer ist also nicht von gefragten Daten „überfordert“, was positive Auswirkungen auf erhöhte Effizienz hat. Es werden nur Daten abgefragt, die im gegebenen Schritt notwendig sind. Nichts mehr.
Genauso wichtig ist die Möglichkeit, obligatorische und fakultative Felder zu definieren. Pflichtfelder müssen ausgeüllt sein, sonst kann der Prozess nicht weiter laufen. Somit wird sicher gestellt, dass wichtige Daten nicht fehlen.
Viele wichtige Daten werden automatisch gesammelt. Als Beispiel dient die Erfassung der Statusänderungen oder der Änderungsverlauf. Audit in Jira ist also kein Problem.
Alle oben beschriebenen Jira Vorteile garantieren eine hochwertige Datensammlung – die Daten sind nicht redundant, sie haben korrekten Format, sie sind komplett und nicht veraltet.
Eingebaute „out-of-the-box“ Berichte in Jira
Jira, ob in der Core-, Software- oder Service Deskversion, bietet eine Anzahl an eingebauten Berichten.
Wenn Sie bei der agilen Softwareentwicklung Jira Software benutzen, können Sie eingebaute Berichte benutzen, wie:
- Burndown Chart (Wahrscheinlichkeit der Sprinterfüllung, Menge der Restarbeit)
- Sprint Report (Menge der fertigen Arbeit und wie viel Arbeit auf später/zurück in den Backlog verschoben wurde)
- Control Chart (Länge der Produkt-, Versionszyklen oder Sprints)
- Cumulative Flow Diagram (Statusübersicht in der Zeit)
- Epic Report (Arbeitsfortschritt)
- Epic Burndown (Arbeitsfortschritt)
- Release Burndown (Arbeit im Bezug auf das geplante Release Einsatzdatum)
- Velocity Chart (Erfüllung der geplanten Arbeit in Sprints)
- Version Report (Arbeit in Bezug auf das Datum des Release Einsatzes)
- … und viele andere
Burndown Report Beispiel.
Wenn Sie mit Jira Service Desk für ITSM oder für Kommunikation mit externen Partnern und Kunden arbeiten, können Sie von folgenden eingebauten Berichten profitieren:
- Workload (Anzahl der Ticktets, zugewiesen den Agenten)
- SLA goals (Zielerfüllung)
- Satisfaction (Übersicht der Kundenzufriedenheit)
- Created vs. resolved (Anzahl der erstellten vs. gelösten Tickets in der Zeit)
- SLA met vs. breached (Anzahl der /nicht/ erfüllten SLA Ziele)
- … a ďalšie
Bericht, der den Durchschnitt und Entwicklung der Zeit, die für Erledigung einer bestimmten Anforderungsart notwendig ist, darstellt.
Arbeiten Sie mit JIRA Core (gilt auch für Software und Service Desk) an beliebigen Prozessen in Ihrem Unternehmen, stehen auch Berichte zur Verfügung:
- Average Age Report (Alter der ungelösten Aufgaben – Durchschnitt für ein Jira Projekt oder definirte Aufgabenmenge)
- Created vs. Resolved Issues (Anzahl der erstellten vs. gelösten Aufgaben in der Zeit)
- Pie Chart Report (Kuchendiagramm – Aufgaben gruppiert nach bestimmten Attributen)
- Recently Created Issues (Übersicht der neulich erstellten/gelösten Aufgaben)
- Resolution Time (Übersicht der Lösungszeiten)
- … usw.
Mehr Informationen zu eingebauten Berichten können Sie in der offiziellen Dokumentation finden:
Definition der eigenen Jiraberichte
Außer der eingebauten Berichte können die Benutzer ihre eigenen Datenansichten erstellen – mit Hilfe von Filtern, Dashboards und Gadgets.
Ein Beispiel eines einfachen Jira Filters kann die Suche nach allen ungelösten Aufgaben im bestimmten Projekt sein (in einer speziellen Sprache namens Jira Query Language, die aber sehr benutzerfreundlich ist). JQL sieht dann wie folgt aus:
project in ("EEA SD test") AND resolution = Unresolved |
Zur Anschaulichkeit muss erwähnt werden, dass der Filter eine Liste mit 30 Ergebnissen zurück gibt.
Ein Beispiel eines Jira Gadgets, das Ergebnisse eines Filters visuell wiedergibt, kann „Issue Statistics“ sein. Dieses Gadget gruppiert die Aufgaben nach einem ausgewählten Kriterium. In diesem konkreten Fall werden die Aufgaben nach Vorgansgtyp gruppiert.
„Issue Statistics“ Gadget.
Jira verfügt über viele Gadgets – Tabellen, Kuchen-, Linien- oder Balkendiagramme.
Der Benutzer kann mehrere Filter definieren und speichern, die er anschließend mit Hilfe von Gadgets auf einem Jira Dashboard darstellt. Jira Dashboards können freigegeben und geteilt (share) werden, d.h. eine bestimmte Gruppe kann unterschiedliche Ansichten für andere Benutzer vorbereiten.
Jira Dashboards werden bei der täglichen Arbeit benutzt. Für die Benutzer bedeuten sie einen unersetzlichen Überblick über die aktuellen Daten in Jira. Gewöhnlich bekommen sie hier den Blick auf die ihnen zugewiesene Aufgaben, auf Aufgaben, an denen sie arbeiten und zu einem bestimmten Datum erledigen müssen.
Beispiel eines Jira Dashboards, das mehrere Jira Filter in mehreren Gadgets darstellt.
Eine ausführliche Beschreibung aller verfügbaren Jira Gadgets, Filter- und Dashboarderstellung geht weit über den geplanten Umfang dieses Blogeintrags hinaus. Wir haben nur die Spitze des Eisbergs berührt.
Haben die Berichtmöglichkeiten in Jira Ihr Interesse geweckt? Möchten Sie gern mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns hier.
Samuel Titka
Atlassian konzultant
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