Wird die Umfassendheit Ihres Programms oder Ihrer Dienstleistungen erhöht? Benötigen Sie die Konsolidierung und gemeinsame Nutzung von Wissen und Erfahrung im Team? Können Sie keine einzige Stelle, Format und Struktur für Wissen, Verfahren und verschiedene Artikel und Dokumentation implementieren?

Es ist an der Zeit, nach einem geeigneten Wissensmanagement-Tool zu suchen.

Mit der Entwicklung des Teams entsteht die Notwendigkeit, Informationen und Wissen zu konsolidieren und zu teilen, sowie an deren Erstellung zusammenzuarbeiten und die Aktualität sicherzustellen.

Confluence ist eine der ersten Wahlmöglichkeiten (nicht nur) für Kunden mit einer Lösung von Atlassian. Es dient in erster Linie zur Unterstützung der Zusammenarbeit zwischen Teams und Einzelpersonen sowie als Hauptrepository für wichtige und Schlüsseldokumente, Wissen und Informationen.

In Kombination mit den Tools aus dem Produktportfolio von Atlassian, Erweiterungen (Diagramme, Grafiken, Diagramme, Formatierung usw.) und der Schnittstelle zu Drittsystemen und -lösungen (z. B. Google Analytics/Drive, MS Teams/Office 365 usw.) kann es eine leistungsstarke Wissensbasis sein. Es ist im gesamten Unternehmen, bei seinen Kunden und der Öffentlichkeit nutzbar.

Warum Confluence?

EEA, Teil der BiQ Group, verwendet Confluence für seine interne Agenda und für seine Kunden.

Es dient als:

• Raum für Projektmanagement und seine Ein- und Ausgaben,
• für die Zusammenarbeit und Erstellung von Akzeptanz- und Betriebsdokumentation zwischen EEA und dem Kunden,
• ein Wissens- und Dokumentationsraum für Vertrieb, Marketing, Finanzen, Personalwesen, IT, Berater und Architekten sowie für das obere Management,
• ein Raum zur Speicherung von Standards, zur Pflege von Verfahren, internen Standards, Prozessen und Methoden,
• ein persönlicher Wissens- und Dokumentationsraum für Spezialisten, externe Mitarbeiter usw.

Confluence ist die erste Wahl für Benutzer von Atlassian-Produkten oder für Kunden und Benutzer, die eine schnelle Lösung zum Teilen und Aufzeichnen von Informationen oder Wissen suchen. (Für Unternehmen mit weniger als 10 Benutzern ist auch eine kostenlose Version in einer Cloud-Lösung verfügbar.)

Es ermöglicht Ihnen, Arbeitsbereiche mit thematischer Inhaltsverteilung und kontrolliertem Zugriff zu erstellen.

Es verfügt auch über Funktionen, die eine aktive Nutzung als Wissensbasis bieten:

• Einfach zu erstellen – Artikel erstellen, Inhaltsstruktur und Layout, Formatierung, Seiten duplizieren, Vorlagen erstellen, Links zu Inhalten in Confluence hinzufügen usw. können mit einem Klick oder per Drag-and-Drop-Methode erledigt werden – das Ziel ist, die Bearbeitung und Verwaltung so einfach wie möglich zu gestalten,
• Einfach zu teilen – E-Mail- und Bildschirmbenachrichtigungen (Kommentare, Bearbeitungen, Benennung von Kollegen/Benutzern, Artikelverfolgung usw.). Kontrollierter Zugriff mit der Möglichkeit des anonymen oder öffentlichen Modus auf Confluence- oder Raumebene,
• Einfach zu Beitrag – Hinzufügen von Aufgaben, Kalender, parallele Bearbeitung, Bearbeitungsverlauf, Versionierung und mehr helfen dem Team bei der Zusammenarbeit zur Erstellung der Wissensbasis,
• Einfach zu suchen – Volltextsuche unter Verwendung von Artikel-/Dokument-/Raumattributen, Vorschauen und Dashboards, Berichte auf der Grundlage von „Labels“ oder Seiteneigenschaften,
• Einfach zu verwalten – Versionierung und Bearbeitungsverlauf, Erkennung neuer/aktualisierter Inhalte, Eigentums-/Zugriffskontrolle, Kopieren/Verschieben von Artikeln innerhalb von Confluence/Struktur, Dashboards usw. ermöglichen eine einfache Verwaltung und Erstellung von klarem und schnell zugänglichem Inhalt,
• An Ihre Bedürfnisse anpassen – verwenden Sie mehr als 500 Erweiterungen (kostenpflichtig oder kostenlos) für Confluence – Formatierungs- und Stil-Erweiterungen, Schemata, Berichte, Exporte in ausgewählte Dokumenttypen, Integrationen mit Drittanbieter-Software, nativen Integrationen mit Atlassian-Produkten (Jira, Insight usw.) und mehr.

Confluence vs. Dokumentenverwaltungssysteme

Confluence kann auch als grundlegendes Dokumentenverwaltungssystem (DMS) verwendet werden. Zusammen mit Tools für das Prozessmanagement (z. B. Jira Software/Jira Software Management/Assets) können Sie ein umfassendes DMS erstellen, um Dokumente, Artikel und andere Arten von Inhalten wie Links, Dokumentationszeichen oder Repositories für Schulungen (Schulungsmaterialien, Links zur Inhaltsuche usw.) zu zentralisieren, zu verwalten und zu teilen.

Confluence hat nicht den Anspruch, große Dokumentenverwaltungssysteme (DMS) und Lösungen zu ersetzen. Es ist jedoch mehr als ausreichend für die interne Dokumentenverwaltung, die Zentralisierung und gemeinsame Nutzung sowie zur Erfüllung der meisten Prüf-/regulatorischen Anforderungen in Bezug auf Zugriffskontrolle, Bearbeitungsprotokollierung und Versionierung, Standardisierung und Dokumentenlebenszyklus-Verwaltung.

Confluence als DMS

Wie können Sie Confluence als DMS verwenden?

• Dokumenteninhalt-Verwaltungssystem – Dokumente/Artikel erstellen, bearbeiten, formatieren, Vorlagen, Kommentare und Zusammenarbeit über Inhalte, Exporte in bekannte Formate.
• Dokumenten-Repository – Suche, strukturierter Inhalt, eindeutige Identifikatoren und standardisierte Metadaten, Themencontainer, Integration mit externen Dokumenten- und Daten-Repositories (Google Drive, Office 365 usw.), Dokumenten-Zeichen, APIs zur Integration mit Drittanbietern usw.
• Dokumentenlebenszyklus-Verwaltung – innerhalb von Confluence und entsprechenden Erweiterungen oder in Verwaltung bindung mit Jira (als Workflow-Management-System) und Assets (als Konfigurations-/Asset-Management-Datenbank) ist es möglich, die Verwaltung und Governance des kompletten Dokumenten-/Artikel-/Referenzlebenszyklus umzusetzen.
• Dokumenten-Bearbeitungssystem – Zugriffskontrolle und Rollenaktivierung im System für Bearbeitung, Erstellung, Genehmigung, Inhalt und Formvalidierung, Überarbeitung, Veröffentlichung und Archivierung von einzelnen Artikeln können durch die Festlegung von Steuerungsparametern für einzelne Dokumente und die Erstellung von Dashboards und die Umsetzung einer geeigneten Methodik, möglicherweise auf der Grundlage des Workflows in JIRA, adressiert werden.

Confluence als zentrales Werkzeug für Wissens- und Informationsaustausch

Die Kunden der EEA, Teil der BiQ Group, verwenden Confluence in zahlreichen Variationen und zu verschiedenen Zwecken:

• Kunden-/Benutzer-Services und Support-Wissensrepository – Tutorials, Selbstbedienungsverfahren, Produkt- und Serviceinformationen, Hilfe bei der Verbindung mit dem Service-Portal auf dem Service-Desktop (Teil von Jira Service Management) usw.,
• ITSM – Wissensbasis für ITSM-Prozesse: Handhabungsanleitungen für Anfragen, Service- und Support-Anleitungen, bekannte Fehler, Artikel zur Handhabung von Vorfällen, Änderungsanleitungen, Grip-Karten usw.
• Standards/Anleitungen – ein zentrales Repository und Portal für interne Standards und Anleitungen,
• Intranet – mit Hilfe von Integrationen oder Add-On-Erweiterungen (wie Refined) kann der Inhalt in Confluence auch als Intranet verwendet werden,
• WIKI – Aufzeichnen und Teilen interner Notizen, Verfahren, Kommentare, Administrations- und Konfigurationsartefakte usw.,
• Teambeitrag – Zusammenarbeit und Teilen von Informationen und Wissen innerhalb eines Teams zu einem bestimmten Thema,
• Bibliothek – eine Bibliothek von Blogs, Artikeln, Veröffentlichungen, professionellen und literarischen Werken usw.

… und viele andere.

Suchen Sie nach einem schnellen und einfach zu implementierenden Wissensmanagement-Tool für Ihr Team? Kontaktiere uns!

Hubert Máša
Atlassian Berater

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