Bessere Zusammenarbeit der Mitarbeiter: eine Erfolgsgeschichte der Confluence Implementierung

Einführende Fallstricke

Gemeinsam, auch mit unserem langjährigen Kunden aus dem Bankenumfeld, haben wir erfolgreich das Kollaborationsfahrzeuges Confluence für dessen Mitarbeiter und ganze interne Teams eingeführt.

Da es zu Beginn verschiedene Fallstricke gab, möchten wir mit Ihnen eine interessante Geschichte teilen, und wie immer mit einem Happy End.

Das Budget oder ein definitives „ Ja “ zur Einführung eines neuen Tools im Unternehmen zu bekommen, ist manchmal eine entmutigende Aufgabe.

Oftmals sind bereits verschiedene andere Tools im Einsatz, die ähnliche Funktionen bieten.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass man von vornherein eine ablehnende Haltung gegenüber Veränderungen hat, ganz gleich, um welche Veränderung es sich handelt.

Das war in diesem Fall nicht anders.

Die Bank verfügt bereits über verschiedene Tools zur Unterstützung der Zusammenarbeit, wie Microsoft SharePoint, Teams, OneDrive und OneNote.

Natürlich gab es eine leichte Frustration und einen Mangel an Motivation angesichts des Vorschlags, noch ein weiteres Werkzeug für die Zusammenarbeit einzuführen.

Wie wir Unterstützung und Begeisterung für das neue Instrument gewinnen konnten

Viele Sitzungen und viele interne Präsentationen des Kollaborationsfahrzeuges Confluence gingen der Genehmigung und Erhalt des Budgets voraus. Die positive Resonanz war also buchstäblich „ verdient“. Das Verdienst liegt in diesem Fall vor allem bei den internen Confluence-Enthusiasten, die es bereits aus anderen Umgebungen kannten. Sie präsentierten fleißig die wichtigsten Vorteile von Confluence, die, seien wir ehrlich, die Geschäftsleitung schließlich davon überzeugten, dass es sich um ein ausgeklügeltes Werkzeug handelt, dessen Schwerpunkt auf der Steigerung der Produktivität und der Zusammenarbeit zwischen Teams und Mitarbeitern liegt.

Da wir über langjährige Erfahrung mit den Tools von Atlassian, einschließlich Confluence, verfügen, haben wir den Kunden in Bezug auf die Lizenzierung, die notwendige Infrastruktur, das Konzept zur Einrichtung von Berechtigungen usw. beraten.

Wir halfen auch bei der Installation und Integration von Confluence in das bereits verwendete Jira-Tool, das wir einrichteten und betreuen. Durch diesen Schritt wurde die Zusammenarbeit und die Möglichkeiten von Jira und Confluence auf die nächste Stufe gehoben.

Confluence-Projektstatusseite mit Jira-Aufgabenmakro (Quelle: Atlassian.com)

Der Kunde ging bei der Einführung von Confluence vorsichtig vor und entschied sich zunächst für den Erwerb einer kleineren Anzahl von Lizenzen ( Anzahl der Benutzer, die Inhalte in Confluence/Redakteure erstellen) – 250 Benutzer. Da es möglich ist, die Lizenzen schrittweise zu erhöhen, ist dies ein vernünftiger Schritt.

Allmählich wurde Confluence intern in der Bank bekannt. Die Benutzer, die damit arbeiteten und verschiedene Seiten oder Dokumentationen erstellten, gaben ein positives Feedback. Die Benutzerbasis wurde größer. Ideen und Tipps wurden ausgetauscht. Der Kunde organisiert interne Schulungen und Q&A-Sitzungen. Es dauerte nicht lange, bis sich die Zahl der lizenzierten Benutzer erhöhte.

Da der Lesezugriff bei Bedarf auch für nicht lizenzierte Benutzer möglich ist, wurde Confluence allmählich zu einem Ort, an dem man die notwendigen relevanten und aktuellen Informationen aus verschiedenen Bereichen der Bank finden konnte.

Confluence wurde in der Tat zu einem zentralen Repositorium für aktuelle Informationen innerhalb der Bank. Es ist somit eine „ einzige Quelle der Wahrheit“. Es war nicht mehr notwendig, sich durch verschiedene andere Anwendungen und Dokumente zu wühlen und deren Versionen zu verfolgen, um die benötigten Informationen zu erhalten.

Wie sieht es heute, nach etwa zwei Jahren der Nutzung von Confluence, aus?

Confluence hat sich zu einem beliebten Werkzeug entwickelt, das bei den Nutzern buchstäblich sehr populär wurde. Zu den wichtigsten und oft hervorgehobenen Vorteilen von Confluence gehören:

• Gemeinsame Bearbeitung → mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig eine Confluence-Seite (ein Dokument) erstellen
• Verknüpfung von Seiten → Querverweise zwischen Seiten, Erstellung von Seitenhierarchien, Verknüpfung mit anderen Seiten, Einfügen von Inhalten von einer Seite in eine andere
• Einfache, gut durchdachte Oberfläche mit intuitivem Verhalten
• Flexible Rechteverwaltung
• Möglichkeit verschiedene Anhänge und Bilder zu Seiten hinzuzufügen
• Stets aktuelle Informationen → Aktualisieren von Seiten, Verfolgen von Änderungen im Laufe der Zeit, erweiterte Suche

Der Kunde beschloss außerdem, die Möglichkeiten von Confluence durch die Installation nützlicher Erweiterungen zu erweitern, die das Tool um zusätzliche Funktionspakete bereichern. In diesem speziellen Fall handelt es sich um die folgenden Erweiterungen:

• draw.io Diagrams & Whiteboards – eine Erweiterung, die die Erstellung verschiedener Diagramme direkt in Confluence ermöglicht
• Page Tree Visualization – eine von uns entwickelte Erweiterung für Confluence, die automatisch Diagramme und Prozesslandkarten aus Confluence-Seiten erzeugen kann

Page Tree Visualization Erweiterung volles Navigationsdiagramm Screenshot

Gleichzeitig versucht der Kunde jedoch, die Anpassung von Confluence auf ein Minimum zu beschränken, was den Prozess des Upgrades von Confluence, seiner Verwaltung oder einer eventuellen späteren Migration in die Cloud erheblich vereinfacht.

Am Ende ist dies ein klarer Erfolg. Heute hat das Confluence unseres Kunden bereits 1300 lizenzierte Benutzer, wobei weitere nicht-lizenzierte Benutzer ebenfalls darauf zugreifen (read-only).

Vorteile der Confluence-Implementierung

Confluence sein volles Potenzial ausschöpft, werden viele Bereich abgedeckt. Interessanterweise sind dies die folgenden Anwendungsbereiche:

• KB (Knowledge Base) für ITSM-Prozesse ( Servicedesk/Helpdesk) → Aufzeichnungen über bekannte Fehler, Handbücher und Richtlinien für Mitarbeiter → aktive Integration mit Jira bei der Eingabe von Anfragen oder Incidents
• Verschiedene Teams haben ihren eigenen Bereich: Ort für Zusammenarbeit, Dokumentenerstellung
• Beschreibung der Entwicklungsprozesse, Agile Prozesse
• Beschreibung und Dokumentation von Geschäftsanforderungen
• Bibliothek/Dokumentation für verschiedene Anwendung
• Vollständig dokumentierte IT-Prozesse
• Dokumente wurden von MS SharePoint verschoben
• Verschiedene interne Richtlinien, Schulungen, Einstellungsunterlagen/Handbücher

Wir freuen uns, dass unser langjähriger Kunde von der Nutzung des Collaboration-Tools Confluence profitiert und dass die Anwender und Mitarbeiter selbst mit Confluence zufrieden sind.

Samuel Titka
Atlassian Berater

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