In den letzten Jahren ist das Arbeiten aus der Ferne sehr verbreitet geworden, so dass eine effektive Kommunikation und Teamarbeit eine Herausforderung sein kann.
Confluence ist das perfekte Werkzeug (nicht nur) für die Zusammenarbeit von Remote-Teams. Es bietet eine Reihe nützlicher Funktionen wie die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten oder die Verfolgung und Aufzeichnung von Aufgaben an einem Ort.
In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, warum Confluence das richtige Tool für die Remote-Zusammenarbeit ist.
Effektiver Wissensaustausch
Einer der Grundpfeiler der Teamzusammenarbeit ist der schnelle Zugriff auf Informationen für jedes Teammitglied. Alle relevanten Informationen sollten leicht auffindbar, konsistent organisiert und einfach zu aktualisieren sein.
Confluence, ein Atlassian-Tool, das als zentrales Repository für die Dokumentation dient, kann all dies bieten. Einzelne Dokumente (Confluence-Seiten genannt) können logisch gruppiert, hierarchisch angeordnet, durchsucht, mit Anmerkungen versehen, freigegeben, ausgeblendet oder mit früheren Versionen verglichen werden.
Sie können sogar Dateien verschiedener Typen als Anhänge in Confluence hochladen. Auf diese Weise kann Confluence auch teilweise ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ersetzen.
Selbstverständlich ist auch eine flexible Verwaltung der Berechtigungen und des Zugriffs auf Informationen möglich.
Effiziente Zusammenarbeit
Die höchste Stufe der produktiven Zusammenarbeit ist die Echtzeitbearbeitung ein und desselben Dokuments. So können mehrere Teammitglieder gleichzeitig zum Inhalt von Anforderungen, Besprechungsprotokollen, Entscheidungsprotokollen, Retrospektiven und anderen Arten von Dokumenten beitragen. Der Benutzer sieht den Cursor und die von seinen Kollegen vorgenommenen Änderungen sofort.
Benutzer können das gleiche Dokument bearbeiten. Da aufeinanderfolgende Änderungen versioniert werden, bietet Confluence die Möglichkeit, die Versionen der Seite zu vergleichen und so alle Änderungen leicht zu erkennen.
Effiziente Kommunikation
Das A und O der Teamarbeit ist die Kommunikation.
Oft reicht es nicht aus, ein Problem zu besprechen, sondern es ist ebenso wichtig, die Diskussion für eine eventuelle zusätzliche Analyse oder Neubewertung von Entscheidungen aufzuzeichnen. Wenn die Kommunikation in Form von E-Mails erfolgt, kommt es häufig vor, dass die E-Mail-Kette unterbrochen wird, etwas verloren geht oder nicht alle relevanten Mitarbeiter in die Kommunikation einbezogen werden.
Mit Confluence ist es sehr einfach, die Kommunikation transparent und nachvollziehbar zu halten. Es erlaubt nämlich das Hinzufügen von Kommentaren unter einzelnen Seiten und bietet sogar ein System zur Nachverfolgung von so genannten Inline-Kommentaren, die mit markierten Textstellen im Dokument verknüpft sind. So wird das Kommentieren zu einem reinen Spiel.
Einzelne Kommentare können weiter kommentiert werden, und später, wenn alles besprochen wurde, kann der Kommentar archiviert werden, indem er gelöst wird.
Die Kommunikationsmethode der Kommentare trägt zu einer produktiven und transparenten Remote-Zusammenarbeit von Teams bei, die gemeinsam an Aufgaben arbeiten oder verschiedene gemeinsame Dokumente erstellen.
Effektive Warnungen und Benachrichtigungen
Natürlich sind auch E-Mail-Benachrichtigungen für verschiedene Ereignisse, die für den Benutzer relevant sind, verfügbar. Beispiele hierfür sind Reaktionen auf seine Kommentare oder Beiträge, aber auch Nachrichten aus verschiedenen Bereichen, die der Nutzer verfolgt, oder Änderungen an der Website durch andere Nutzer.
Der Nutzer kann entscheiden, welche Informationen für ihn relevant sind und auf dieser Grundlage verschiedenen Seiten oder ganzen Bereichen folgen (Anmerkung: es handelt sich um eine Gruppierung von Seiten). Ihm entgeht keine wichtige Information von Kollegen oder anderen Teams.
Neben den E-Mail-Benachrichtigungen bietet Confluence auch „In-App“-Benachrichtigungen direkt in der Benutzeroberfläche. Im Prinzip muss der Benutzer die Confluence-Oberfläche gar nicht verlassen und verpasst nichts Wichtiges.
Effizienter personalisierter Newsfeed, Startbildschirm
Der Confluence-Startbildschirm vereinfacht die tägliche Arbeit der Benutzer. Er bietet schnellen Zugriff auf die zuletzt bearbeiteten oder angesehenen Seiten und Bereiche.
Er zeigt auch die Aktivitäten anderer Nutzer und Teammitglieder an, so dass Sie immer auf dem Laufenden sind, was um Sie herum vor sich geht.
Effiziente Koordination
Die Koordination eines größeren Teams ist keine triviale Aufgabe. Dies gilt umso mehr, wenn die Teammitglieder (oder ganze Teams) über verschiedene Städte oder Länder „verteilt“ sind und sich gegenseitig nicht sehen können.
Sogenannte Team-Kalender in Confluence können die Lösung sein.
Teamkalender ermöglichen es Teams, geplante Ereignisse aus verschiedenen Kalendern an einem Ort zu sehen. Die Ereignisse können unterschiedlicher Natur sein, es kann sich um private Veranstaltungen, verschiedene gemeinsame Firmenveranstaltungen, wichtige Termine und so weiter handeln.
Confluence bietet einen nützlichen Überblick – welches Teammitglied im Urlaub ist, wann eine neue Produktfreigabe ansteht, an welchem Tag ein identifizierter Job geliefert werden muss oder wann eine Firmenfeier oder eine Schulung stattfindet.
Weitere wichtige Funktionen:
- kann mit Outlook-, Google- und Apple-Kalendern synchronisiert werden
- kann ICS importieren oder per URL abonnieren
- benutzerdefinierte Termintypen können erstellt werden
- jeder Benutzer kann wählen, welche Kalender er sehen und von welchen er benachrichtigt werden möchte
- kann mit Jira integriert werden – zeigt Aufgaben im Jira-Kalender an, für die ein Fälligkeitsdatum für diesen Tag festgelegt wurde (oder andere Datumsfelder)
- enthält ein Makro zum Einfügen von relevanten Kalendern auf der Confluence-Seite
Effiziente Aufgabenerfassung und -verfolgung
Die Arbeit an einem Projekt, sei es eine Software, ein Marketingprodukt, die Einführung eines neuen Produktionsprozesses usw., erfordert die Aufteilung der Arbeit in kleinere Abschnitte – die Identifizierung einzelner Aufgaben.
Damit das Projektteam effektiv zusammenarbeiten kann, ist es ideal, einen zentralen Ort zu haben, an dem diese Aufgaben protokolliert, zugewiesen und nachverfolgt werden.
Confluence ist ein guter Ort, an dem diese Aufgaben zunächst identifiziert und aufgezeichnet werden. Oft in Form von Aufzählungspunkten oder einer Tabelle.
Da Confluence nativ mit dem Jira-Tool von Atlassian integriert werden kann, können Jira-Aufgaben direkt aus den Anmerkungen erstellt werden.
Für einfachere kleinere Aktionen bietet Confluence die Möglichkeit, diese direkt auf den Seiten in Form von „Action Items“ zu erfassen, die den Benutzern durch Erwähnung zugewiesen werden können, und durch Eingabe eines Datums eine Frist für die Erledigung festzulegen. Ein Action Item hat die Form eines Kontrollkästchens. Wenn der Benutzer die Aufgabe erledigt hat, setzt er einfach ein Häkchen.
Jeder Nutzer kann in seinem Profil eine Übersicht über die ihm zugewiesenen oder erstellten Aufgaben finden.
Auf diese Weise ermöglicht Confluence die eindeutige Identifizierung der notwendigen Aufgaben, die Registrierung der dafür verantwortlichen Personen und die Überwachung der Erfüllung dieser Aufgaben.
Für Teamleiter und Projektmanager entfällt damit die zeitraubende und frustrierende Arbeit, den Status der Aufgaben einzelner Teammitglieder zu überprüfen oder das Problem, herauszufinden, woran gerade gearbeitet wird und was dringend erledigt werden muss. Bei der Fernverwaltung von Projekten werden diese Tätigkeiten zu einem entscheidenden Faktor.
Abschließende Worte
Bei Confluence geht es nicht nur um Effizienz. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche wird das Verfassen von Dokumentationen oder das Erstellen von Spezifikationen und das Markieren von Notizen zu einem Spiel.
Die Flexibilität von Confluence und die Erweiterbarkeit seiner Funktionen über die Atlassian Marketplace-Plattform machen es zu einem universellen Tool, das im gesamten Unternehmen eingesetzt werden kann. Es ist wirklich ein zentrales Repository für Informationen.
Samuel Titka
Atlassian-Berater
