Confluence als Tool zur Unterstützung der Teamarbeit.

Jedes Team, das auf effektive Zusammenarbeit und Servicebereitstellung angewiesen ist, sucht nach Wegen, das Erstellen und Teilen von Dokumenten, Wissen, Inputs und Outputs zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. Für Kunden, die ein solches Tool suchen, ist Confluence die ideale Lösung.

Warum Confluence als Tool für die Teamzusammenarbeit wählen?

Schnelles Erstellen und Verwalten von Inhalten

Inhalte können einfach mit einem Klick erstellt werden. Artikel können in Strukturen, verschiedenen Arten von Inhalten unterteilt und anschließend mit Filtern/Dashboards, Ansichten und Berichten versehen werden. Confluence ermöglicht das Erstellen von benutzerdefinierten Vorlagen mit vordefiniertem Inhalt und Formatierung.

Für ausgewählte Arten von Dokumenten stehen vorbereitete Funktionen zur Verfügung, die an die Dokumententypen gebunden sind (Wissensdatenbanken, Blogs, Sitzungsprotokolle, Verfahren, bekannte Fehler, Anleitungen usw.).

Confluence ermöglicht:

• Volltextsuche und Filterung basierend auf Parametern oder Inhalten,
• Erstellung von Tags (Labels) und individuell konfigurierbaren Dokumentenparametern,
• Effizientes Verwalten, Verlinken, Suchen und Anzeigen von Inhalten über Arbeitsbereiche hinweg.

Zusammenarbeit bei der Inhaltserstellung

Mehrere Benutzer können Inhalte gleichzeitig online bearbeiten, und es wird natürlich eine Versionshistorie erstellt, einschließlich der Möglichkeit zum Vergleich und zur Erkennung von Unterschieden zwischen den Versionen.

Bei der Überprüfung und Genehmigung von Inhalten können gerichtete Kommentare mit einer zugehörigen Agenda (Kommentare, Antworten, Status der Lösung usw.) verwendet werden.

Zusammenarbeit im Team

Confluence ist nicht nur ein Speicherort für Informationen und Dokumente, sondern auch ein zentraler Ort für das Teammanagement, den Austausch von Informationen, die Verbreitung von Neuigkeiten sowie formale Dokumentation.

Es wird als Kommunikationstool verwendet, um den Status von Projekten und Aktivitäten zu verfolgen, wichtige Ereignisse zu steuern, als zentraler Knotenpunkt und als Repository für Bildungs- und Betriebsdokumente, die für interne und externe Benutzer verfügbar sind.

• Mit dem integrierten Kalender können aktuelle Ereignisse und die Abwesenheit von Teammitgliedern verfolgt werden.
• Dank der Aufgaben innerhalb einzelner Dokumente ist es möglich, Aufgaben zu erstellen und ihre Ausführung zu bewerten.
• Über Dashboards und Berichte können Informationen, die in Confluence gespeichert sind, aktiv verwaltet und geteilt werden.

Mit der nativen Integration in Jira entsteht ein sehr leistungsstarkes Werkzeug zur Steuerung, Verwaltung, Umsetzung und Dokumentation jeder Agenda, Prozesse oder Dienstleistungen.

Für Confluence stehen mehr als 1.000 Erweiterungen im Atlassian Marketplace zur Verfügung, die die Funktionen und Einsatzmöglichkeiten von Confluence erheblich erweitern (Integration mit Tools von Drittanbietern wie Teams, Sharepoint, Google Drive usw., erweiterte Formatierung und Design von Inhalten, Exporte in ausgewählte Dokumentenformate und vieles mehr).

Mehr über die Zusammenarbeit in Confluence können Sie in unseren Blogs lesen –

Maximierung der Vorteile einer Wissensdatenbank mit Confluence,

Warum Confluence das richtige Tool für die Zusammenarbeit von Remote-Teams ist,

Bessere Zusammenarbeit der Mitarbeiter: eine Erfolgsgeschichte der Confluence Implementierung.

Verfügbarkeit und Sicherheit

Confluence ermöglicht die Steuerung von Zugriffen bis auf die Ebene einzelner Dokumente und trennt so interne oder sensible Informationen von öffentlichen Informationen. Es ist in einer Version für mobile Anwendungen oder über die Benutzeroberfläche einem Webbrowser verfügbar und kann, abhängig von internen Sicherheitsrichtlinien, auch der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden.

Je nach den Anforderungen des Kunden kann die On-Premise (DataCenter) oder Cloud-Version von Confluence implementiert werden.

Für viele Kunden ist die Cloud-Version die erste Wahl. Sie ermöglicht eine schnelle und relativ kostengünstige Implementierung sowie eine schnelle Nutzung ohne die Notwendigkeit, die eigene IT-Infrastruktur zu verwalten, und ermöglicht gleichzeitig eine schnelle Freigabe von Inhalten im Team oder öffentlich.

Jira, ein Werkzeug zur Steuerung und Umsetzung (nicht nur) von Projekten

Confluence ist ein ausgezeichnetes Werkzeug zum Speichern und Teilen von Informationen und ermöglicht das Erfassen oder Erstellen von Inhalten, die mit den Agenden von Teams verbunden sind. Diese Agenda muss jedoch gesteuert und ihre Umsetzung überwacht werden. Es entsteht die Notwendigkeit, eine klare und korrekte Übertragung zwischen Teams zu gewährleisten und die Vollständigkeit von Lieferungen oder Ausgaben zu gewährleisten.

In diesem Fall wird Jira zu Confluence hinzugefügt – ein Werkzeug, das darauf ausgerichtet ist, Aufgaben und Prozesse umzusetzen und zu steuern. Prozessorientierte Werkzeuge sind große Hilfe bei der Digitalisierung oder Standardisierung von Verfahren und Agenden innerhalb eines Unternehmens. Sie ermöglichen das Verfolgen von Zuständen, das Steuern und Standardisieren des Ablaufs von Agenden sowie das Festlegen klarer und transparenter Regeln und Verfahren für ihre Umsetzung.

In der Atlassian-Welt können unsere Kunden zwischen Cloud- und On-Premise (DataCenter)-Produkten wählen:

• Jira Software (JSW) – ein Produkt, das für jede Agenda geeignet ist, bei der vorgeschriebene Verfahren eingehalten, Lieferzustände oder Umsetzungen überwacht, Ressourcen gesteuert, Projekte und Dienstleistungen geplant und ein Überblick über die Zusammenarbeit aller Prozessbeteiligten gewährleistet werden müssen.
  • Kunden wählen diese Option aufgrund ihrer Vielseitigkeit und des umfassenden Funktionsumfangs, der auf das Management von Änderungen, Prozessen und Projekten ausgerichtet ist, sowie zur Sicherstellung einer effektiven Servicebereitstellung für externe und interne Kunden.
  • JSW ist auch die erste Wahl für das Projektmanagement, für das eine Reihe von Erweiterungen bereitgestellt wurde, um alle Anforderungen von Projekt- und Delivery-Managern sowie allen Phasen des Projektmanagements abzudecken.
    • Planung und Steuerung von Projekten, zum Beispiel mithilfe von Advance Roadmaps,
    • Überwachung des Projektstatus und Berichterstattung, zum Beispiel mit Scrum- und Kanban-Boards,
    • Planung und Steuerung von Humanressourcen für die Umsetzung, zum Beispiel mit der Tempo-Erweiterung,
    • Management und Planung von Akzeptanztests, zum Beispiel mit der xRay-Erweiterung,
    • und viele weitere, einschließlich Integration mit Tools von Drittanbietern, zum Beispiel bei der Erstellung von geschäftsorientierten Berichten für Management, Finanzen, Architektur oder das Personalwesen.

• Jira Service Management (JSM) – ein Produkt, das ursprünglich zur Unterstützung von Management, Lieferung und Service entwickelt wurde. Ursprünglich für den IT-Bereich konzipiert, wird es heute jedoch in verschiedenen Branchen eingesetzt und bietet einzigartige Funktionen, die ein breites Spektrum von Anforderungen zur Sicherstellung hochwertiger und vollständiger Dienstleistungen abdecken.
  • Ein Kundenportal als einfache Benutzeroberfläche für die Eingabe von Serviceanfragen und die Interaktion zwischen Kunde und Lösungsbereich.
  • Eine Konfigurations-/Asset-Datenbank (verfügbar für die Data Center-Versionen sowie Cloud Premium und Enterprise), die es ermöglicht, eine vollständige Datenbank von Vermögenswerten einschließlich ihrer Verknüpfung und Verwendung in Jira-Tickets einfach und effektiv zu erstellen und zu verwalten (zum Beispiel IT-Infrastruktur, Produktlisten, Lagerinhalte, Organisationsstrukturen usw.).
  • Unterstützung für eine effektive Servicebereitstellung, beispielsweise durch SLA-Tickets, Erstellung einer Vielzahl von Übersichten über den Status von Tickets, ihre Prioritäten und Details, Integration mit Confluence als Wissens- und Selbsthilfebasis usw.

• Jira Work Management (JWM) – eine Cloud-Version, geeignet für Prozesse, Agenden und Dienstleistungen, die eine umfassende und effektive Zusammenarbeit zwischen Teams erfordern.
  • Diese Version wird häufig ausgewählt, wenn der Kunde einen Überblick über die Agenda und die Services benötigt, die von mehreren Teams durchlaufen werden. Sie wird oft mit JSW- oder JSM-Produkten kombiniert.
  • Wirtschaftlich gesehen ist es kostengünstiger in Bezug auf die Lizenzkosten pro Benutzer.

Confluence und Jira, eine unzertrennliche Beziehung und Partnerschaft

Atlassian integriert alle seine Produkte, um ihre Fähigkeiten innerhalb eines umfassenden Ökosystems optimal zu nutzen.

Confluence ist ein Werkzeug, das Fragen wie „Wer“, „Wann“, „Wo“, „Wie“ und „Was“ für jede Agenda beantworten kann.

Jira kann durch Tickets und einen gesteuerten Workflow sicherstellen, dass die Antworten auf diese Fragen praktisch umgesetzt werden.

• Confluence kann aktiv Inhalte von Jira anzeigen und aktivieren – Tickets erstellen, Übersichten und Berichte mit Inhalten aus Jira anzeigen, Typen von Agenden und Dokumenten logisch nach Jira-Projekten aufteilen.
• Aus Jira können direkt mit einem Klick in Confluence Dokumente erstellt werden, die auf dem Inhalt von Tickets basieren, unter Verwendung von Vorlagen (z. B. Protokolle, Artikel wie Known-Error, Incident Resolution oder beispielsweise Benutzerhandbuch oder Self-Service-Handbuch).
• Jira nutzt den Inhalt von Confluence beispielsweise als:
  • „Leitfaden“ für Lösungstiereichmitarbeiter bei der Bearbeitung von Tickets (Anleitungen zur Lösung von Benutzeranfragen),
  • für Kunden kann es im Rahmen des JSM Customer Portals Hilfethemen oder Artikel anzeigen, die ihnen bei der Einreichung von Anfragen oder dem Abrufen von Informationen ohne die Notwendigkeit der Kontaktaufnahme mit Support-Teams helfen.
  • Jeder Confluence-Artikel kann mit einem Ticket in Jira verknüpft werden und so sicherstellen, dass es einen „einzigen Wahrheitsort“ für das Teilen von Unterlagen oder Ergebnissen gibt.

Unsere Kunden beginnen oft mit Jira als Prozesswerkzeug, das ihnen das Management von Lieferungen erleichtert oder die aktuelle Zusammenarbeit zwischen Lösungsbereichen effizienter gestaltet.

Confluence wird zu Jira hinzugefügt, wenn es notwendig ist, diese Zusammenarbeit oder Lieferungen zu beschreiben, zu standardisieren oder einen gemeinsamen Arbeitsbereich zu schaffen, in dem Informationen eindeutig, einfach und transparent erfasst oder geteilt werden können.

Wie können unsere Kunden Confluence und Jira nutzen?

Digitalisierung

• Confluence – ist der Raum für grundlegende Analyse und Beschreibung von Agenden, Verfahrensbeschreibungen, Prozessbeschreibungen, grundlegenden Artefakten, Teilnehmern und Methodik.
• Jira – dient dann als Werkzeug, das eine „Schnittstelle zwischen Kunde und Lösungsbereich“ sicherstellen kann und sich auf einfache und gesteuerte Schritte für Agenda konzentriert, die sich häufig wiederholen oder Management, Genehmigung oder ordnungsgemäße Umsetzung erfordern.

Projektmanagement

• Confluence – wird zur Erstellung und Verwaltung der Projektdokumentation, zur Steuerung und Erstellung formeller Outputs und Dokumente (Verträge, Akzeptanzprotokolle, Angebote usw.), zur Steuerung von Teams (Übersichten über Aufgaben, Protokolle von Sitzungen usw.) und zum Teilen und Übertragen von Informationen über Projektteams und alle Projektbeteiligten verwendet.
• Jira – steuert einen Teil oder den gesamten Prozess des Projektmanagements auf verschiedenen Ebenen (Programm, Initiative, Projekt, Sprints, Aufgaben, Unteraufgaben usw.), einschließlich Reporting und Planung, Ressourcenmanagement, Budget, Einhaltung des Zeitplans, Risikomanagement usw.

„Change Management / Development“ – Start, Analyse, Entwicklung, Implementierung, Betrieb

• Confluence – innerhalb von Confluence entstehen verschiedene Dokumente im Zusammenhang mit der Schaffung neuer „Produkte oder Dienstleistungen“ – Beschreibung von Anforderungen, Analyse-Dokumente, Lösungsvorschläge, Entwicklungs-Dokumentation, Implementierungsrichtlinien und Anleitungen, Test-Szenarien und Protokolle, Benutzerhandbücher, Schulungsmaterialien und Betriebsdokumentation.
• Jira – sorgt dann für ein effektives Management und die Umsetzung einzelner Lebenszyklusprozesse – Genehmigung, Durchführung von Analyseaktivitäten, Übertragung der Leitung von Unteraufgaben zwischen Fachteams, Planung und Steuerung von Humanressourcen (Planung, Zuteilung, Nutzung, Berichterstattung und Auswertung ihrer Nutzung) und vieles mehr.

Unterstützung von internen und externen Kunden

• Confluence – ist die primäre Quelle für Anleitungen, unterstützende Dokumente und Informationen für externe Kunden (aus dem öffentlichen Raum, z. B. Kunden des Online-Shops) oder interne Kunden (z. B. Mitarbeiter), wie Verfahren, Standards, Self-Service-Dokumente und Ähnliches.
• Jira – behandelt den Veröffentlichungsworkflow von Dokumenten oder zeigt den Inhalt von Confluence beispielsweise im Kundenportal entsprechend ausgewählter Arten von Anfragen an oder zeigt Lösungsbereichen Verfahren oder bewährte Lösungen für eine bestimmte Anfrage/an einen bestimmten Bedarf an.

Standardisierung/Formalisierung

• Confluence – wird oft als zentraler Punkt der Wahrheit für interne Vorschriften und Standards, die Standardisierung und die formale Beschreibung eines ausgewählten Bereichs innerhalb des Unternehmens genutzt.
• Jira – In Jira werden einfache Genehmigung-Workflows erstellt, um diese Dokumente zu genehmigen oder zu überprüfen, oder es wird zu dem Ort, an den einzelne formalisierte Angelegenheiten/Prozesse weitergeleitet werden.

Schulungs- und Wissenszentrum

• Confluence – wird als Quelle für Schulungsmaterialien, E-Learning, Beschreibungen, Anleitungen verwendet. Oder als zentrales Wissensspeicher, interner/externer Artikel, zum Beispiel für Marketing, Ausbilder, Mentoren oder Teams, die für den Wissenstransfer und Erfahrung verantwortlich sind.
• Jira – kann als Redaktionssystem dienen oder den Status der Zertifizierung steuern, Schulungsanforderungen, Zuweisung von Aufgaben und Schulung von Mitarbeitern und Ähnlichem.

Dokumentenverwaltungssystem

• Confluence – wird als Dokumentenrepository, Artikel oder Verzeichnis für externe Tools mit gesteuerten Dokumenten verwendet. Confluence dient auch als Ort für die Erstellung und Zusammenarbeit bei der Erstellung von Dokumenten, die dann in Confluence gespeichert oder einen anderen Lebenszyklus außerhalb von Confluence haben.
• Jira – fungiert oft als Client für Confluence und verwendet den Inhalt von Confluence in seinen Arbeitsabläufen. Es werden Prozesse für das Dokumentenmanagement und deren Lebenszyklus eingeführt. Dies umfasst in der Regel Genehmigung und Zusammenarbeit bei der Erstellung von Dokumenten, möglicherweise auch ein umfassendes Redaktionssystem, das Phasen von der Inhaltserstellung bis zur Veröffentlichung des Dokuments abdeckt. Es kann auch den Lebenszyklus von Dokumenten behandeln, wie regelmäßige Überprüfungen, Aktualisierungen oder die Verwaltung der Archivierung von Dokumenten und Ähnlichem.

… und viele, viele andere Möglichkeiten, je nach Ihren Bedürfnissen und Vorstellungen.

Hubert Máša
Atlassian Berater

Wenn Sie Hilfe von Experten bei der Implementierung oder Einrichtung von Jira benötigen oder Ratschläge, wie Sie es in Ihrem Unternehmen am effizientesten einsetzen können, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

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