Der Wechsel zu Cloud-Diensten ist einer der markantesten Trends unserer Zeit.
Kleine, mittlere und große Unternehmen verlassen sich zunehmend auf Cloud-Lösungen, die höhere Flexibilität und Effizienz bieten.
Zu den beliebten Cloud-Lösungen gehört Jira Cloud von Atlassian, das unsere Kunden häufig mit Tools aus der Microsoft 365-Suite kombinieren. Durch die Verbindung dieser beiden Plattformen können Sie Ihrem Team die tägliche Arbeit erleichtern und Prozesse optimieren.
In diesem Blog stellen wir Ihnen vor:
- Möglichkeiten zur nativen Verbindung von Jira Cloud mit MS Teams, Excel und Outlook.
- Weitere Optionen für SharePoint und MS 365 Calendar.
- Kostenpflichtige Drittanbieter-Lösungen für erweiterte Integrationen.
MS Teams: Direkte Kommunikation und Verwaltung von Jira-Aufgaben
Die Verbindung von Jira Cloud und MS Teams ist über die kostenlose Erweiterung „Jira Cloud by Atlassian“ möglich. Nach der Installation stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Erstellen neuer Jira-Issues direkt aus dem Teams-Chat.
- Hinzufügen von Kommentaren zu bestehenden Jira-Aufgaben.
- Anzeigen von Jira-Issues im Seitenbereich während Teams-Meetings.
- Verwaltung von Aufgaben (Zuweisung, Kommentierung, Statusänderung) direkt in Teams.
- Erhalt von Jira-Benachrichtigungen direkt im Teams-Chat.
Diese Integration ermöglicht es, in der Teams-Anwendung zu bleiben, während alle benötigten Jira-Operationen mit wenigen Klicks verfügbar sind.
Anwendungsbeispiele:
- Erstellen Sie ein Jira-Issue direkt aus einer wichtigen Nachricht im Chat.
- Verfolgen Sie den Fortschritt von Aufgaben im Seitenbereich während Meetings.
↑ Beispiel für Jira-Benachrichtigungen, die direkt im Teams-Chat angezeigt werden. ↑
↑ Beispiel für die Erstellung eines Jira-Issues aus einer Teams-Nachricht. ↑
MS Excel: Effektive Analyse von Jira-Daten
Für diejenigen, die Daten aus Jira analysieren möchten, bietet Atlassian die native Erweiterung „Jira Cloud for Excel“ an.
Diese Integration bietet:
- Import von Daten aus Jira-Issues in Excel (einschließlich Aktualisierung mit einem Klick).
- Nutzung von JQL-Filtern zur Anpassung der Daten.
- Visualisierung von Jira-Daten mit Excel-Diagrammen.
Verwendung: Die Verbindung zwischen Jira und Excel eliminiert die Notwendigkeit wiederholter manueller Datenexporte, spart Zeit und minimiert Fehler. Ein Filter muss nur einmal eingestellt und mit dem Projekt verknüpft werden.
↑ Beispiel für eine einfache Methode, Jira-Issue-Daten aus einem bestehenden Jira-Filter in Excel zu laden. ↑
↑ Beispiel für die Erstellung eines Diagramms aus Jira-Issue-Daten, die direkt aus Excel heraus gesucht und gefiltert wurden. ↑
MS Outlook: Jira direkt aus der E-Mail erreichbar
Mit der Erweiterung „Jira Cloud for Outlook (Official)“ können Sie:
- Informationen über in E-Mails erwähnte Jira-Issues anzeigen.
- Neue Jira-Issues direkt aus E-Mails erstellen.
- Aufgaben (Kommentierung, Statusänderung) direkt aus Outlook verwalten.
Beispiel: Ein Kunde sendet eine Anfrage zur Projektanpassung. Nach Erhalt der E-Mail können Sie diese Anforderung sofort in ein Jira-Issue umwandeln, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.
↑ Beispiel für das Anzeigen grundlegender Informationen zu Jira-Issues, die in einer E-Mail erwähnt werden. Beim Anklicken eines bestimmten Jira-Issues werden dessen Details angezeigt. ↑
↑ Beispiel für das Erstellen eines neuen Jira-Issues direkt aus dem Outlook-Posteingang anhand einer geöffneten E-Mail. Das neue Jira-Issue enthält Informationen aus der E-Mail. ↑
Conversational Ticketing in MS Teams
„Conversational Ticketing“ beschreibt eine Support-Methode, bei der die Kommunikation zwischen Bearbeiter und Auftraggeber direkt in der Chat-Plattform – in diesem Fall im Teams-Chat – erfolgt. Dieser Ansatz gewinnt durch seine Geschwindigkeit, Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit an Beliebtheit.
Mit Hilfe des Chatbots Atlassian Assist werden Jira Service Management-Projekte direkt in den Support-Chat übertragen. Benutzer können bequem um Hilfe bitten, wo Jira-Agenten:
- Neue Anfragen erstellen,
- Bestehende Tickets schließen,
- Fragen beantworten – und das alles ohne die Teams-Anwendung zu verlassen.
Hauptfunktionen:
- Erstellung und Verwaltung von Jira-Anfragen direkt aus dem Teams-Chat.
- Bidirektionale Integration zwischen Jira Service Management und MS Teams.
- Transparente Kommunikation zwischen Bearbeitern und Auftraggebern.
↑ Beispiel für das Erstellen einer neuen Jira Service Management-Anfrage direkt aus einem Support-Chat-Kanal in der Teams-App. ↑
↑ Beispiel für die weitere Kommunikation zu einer gemeldeten Anfrage direkt im Teams-Chat zwischen dem Anfragenden und dem Bearbeiter. ↑
Weitere Möglichkeiten: SharePoint, MS 365 Calendar und mehr
Neben den Integrationen, die vom Anbieter Atlassian selbst bereitgestellt werden, gibt es auch Apps von Drittanbietern, die neue Verbindungsoptionen zwischen Jira Cloud und Microsoft 365-Produkten ermöglichen.
In der untenstehenden Sektion finden Sie Beispiele für solche Apps. Auf dem Atlassian Marketplace gibt es jedoch weitaus mehr Lösungen, die verschiedene Funktionalitäten bieten. Wählen Sie einfach das App aus, das am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.
Verbindung von Jira Cloud mit SharePoint
Die Verbindung von Jira Cloud mit MS SharePoint kann einfach mithilfe der Produkte von Communardo Products GmbH erreicht werden. Diese Lösung umfasst die Installation von zwei Schlüssel-Erweiterungen:
Nach erfolgreicher Installation und grundlegender Einrichtung können Benutzer die Vorteile der Integration zwischen SharePoint und Jira Cloud voll ausschöpfen.
Hauptfunktionen im SharePoint-Webpart:
- Suche und Filterung von Jira-Issues mithilfe von JQL oder Textsuche
- Anzeige von Jira-Issues in Tabellen- oder Kartenform
- Direkte Navigation zu Jira-Issues aus den Suchergebnissen
↑ Beispiel für die Suche und Anzeige von Jira-Issues in Kartenform direkt in SharePoint. ↑
↑ Neben der Kartenansicht können Jira-Issues auch in Tabellenform angezeigt werden. ↑
Funktionen in Jira Cloud:
- Bearbeiten von verknüpften Dateien (Word, PowerPoint, Excel) direkt aus einem Jira-Issue, ohne dass ein Herunterladen, Bearbeiten und erneutes Hochladen erforderlich ist.
- Anzeigen von verknüpften Dokumenten und Dateien aus MS SharePoint direkt in Jira Cloud.
- Benutzerfreundliche Verknüpfung von Dokumenten mit Jira-Issues für maximale Effizienz und einfache Nutzung.
↑ Beispiel für die Suche und Verknüpfung eines Jira-Issues mit spezifischen Dokumenten aus SharePoint. ↑
↑ Beispiel für ein Panel in einem Jira-Issue, das verknüpfte Dokumente aus SharePoint anzeigt. Es stehen zwei Ansichten zur Auswahl – eine einfache Liste oder eine Kartenansicht. ↑
Hauptvorteile der Verbindung von SharePoint mit Jira Cloud:
- Reduktion von Wechseln zwischen Anwendungen – alles Nötige ist auf einer Plattform verfügbar.
- Echtzeit-Datenaktualisierungen – sofortige Synchronisierung zwischen SharePoint und Jira Cloud.
- Transparenz – einfacherer Zugang zu Informationen für alle Teammitglieder.
- Sicherheit und Berücksichtigung von Berechtigungen – die Integration behält bestehende Sicherheitsregeln und Zugriffsrechte bei.
- Vermeidung von Dateiduplikaten – effizientes Dokumentenmanagement ohne unübersichtliche Vervielfältigung von Kopien.
Integration mit MS 365 Calendar über Timesheets by Tempo
Unternehmen, die in Jira Cloud die kostenpflichtige App Timesheets by Tempo nutzen, können die Integration mit Microsoft 365 Calendar für ein noch effizienteres Zeitmanagement und Reporting nutzen.
Timesheets by Tempo ist eine Erweiterung für Jira, die Benutzern erweiterte Zeiterfassungsfunktionen bietet. Im Vergleich zu den Standard-Tools für Zeiterfassung in Jira bietet diese App zusätzliche Funktionen, wie z. B. einen Arbeitskalender, der verschiedene Aktivitäten auf einer übersichtlichen Zeitleiste anzeigt.
Die Integration ermöglicht es, MS 365-Ereignisse im Tempo-My-Work-Kalender anzuzeigen. Wenn ein Jira-Issue-Key in einem Ereignis erwähnt wird, weist das System die erfasste Zeit automatisch dem richtigen Jira-Issue zu. Die Zeit wird basierend auf dem Start- und Endzeitpunkt des Ereignisses vorausgefüllt, was den Logprozess erheblich erleichtert.
Zusammenfassung der Funktionen:
- Anzeige von Aktivitäten aus dem MS 365-Kalender (geplante Meetings) im Tempo-My-Work-Kalender.
- Einfache Zeiterfassung direkt für die jeweilige Aktivität mit einem Klick.
- Aktivitäten werden übersichtlich in Kartenform im sogenannten Activity Feed angezeigt.
Diese Verbindung erleichtert die Planung und steigert die Produktivität der Teams, indem sie die Stärken von Timesheets by Tempo und Microsoft 365 Calendar kombiniert.
↑ Beispiel für die Anzeige von Benutzerereignissen aus dem MS 365-Kalender im Tempo-My-Work-Kalender. ↑
↑ Beispiel für die Zeiterfassung für ein Stand-up-Meeting. Mit einem Klick auf die Aktivität im Tempo-My-Work-Kalender erfasst der Benutzer die Teilnahme am Meeting. ↑
Umfassende Integrationen für Microsoft 365-Produkte mit yasoon
Einer der führenden Anbieter, der sich auf die Verbindung von Jira Cloud mit Microsoft 365-Produkten spezialisiert hat, ist yasoon – Microsoft 365 for Jira. Dieser Anbieter bietet eine breite Palette kostenpflichtiger Apps, die die nativen Integrationsmöglichkeiten mit Anwendungen wie Teams, Outlook, 365 Calendar oder MS To Do List erweitern.
Das meistverkaufte Add-on von yasoon: Microsoft 365 for Jira
Dieses Add-on bietet erweiterte Funktionen, die eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Jira und Microsoft 365 ermöglichen.
Beispiele für Funktionen:
- Anzeige von zugehörigen Teams-Chats und Outlook-E-Mails direkt im Jira-Issue.
- Erstellung von Teams-Chats, Kanälen oder Planung von Meetings direkt aus dem Jira-Issue.
- Anzeige und Bearbeitung von Jira-Issues in Teams und Outlook über dedizierte Erweiterungen.
- Verbindung mit Microsoft To Do, um Aufgaben direkt aus Jira-Issues hinzuzufügen.
- Verwaltung von Zugriffsrechten und detaillierte Benachrichtigungseinstellungen für Benutzer.
- Echtzeit-Teams-Chat integriert in ein spezielles Panel im Jira-Issue.
- Outlook-Oberfläche direkt im Jira-Issue für eine einfache Kommunikation.
- Anzeige von Outlook-Kalendern direkt im Jira-Projekt zur Vereinfachung der Planung.
Mit den Lösungen von yasoon erhalten Sie hoch effiziente Tools zur Verbindung von Jira Cloud mit Microsoft 365, die die Standard-Integrationsmöglichkeiten übertreffen und die Teamproduktivität steigern.
↑ Beispiel für Produkte des Anbieters yasoon zur Integration von Jira Cloud mit MS 365. ↑
Fazit: Warum Jira Cloud mit Microsoft 365 verbinden?
Die Verbindung von Jira Cloud und Microsoft 365 bietet:
- Höhere Team-Effizienz.
- Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse.
- Bessere Übersicht über Projekte und Kommunikation.
Wenn Sie das Beste aus Ihren Tools herausholen möchten, probieren Sie einige der aufgeführten Integrationen aus. Zögern Sie nicht, uns für weitere Informationen oder Unterstützung bei der Implementierung zu kontaktieren.
Samuel Titka
Atlassian-Berater
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