Wenn Sie wollen, dass Ihr Unternehmen effizient arbeitet, ist es wichtig, dass Sie Transparenz und Kontrolle über Ihre internen Prozesse haben.

1. Reduzieren Sie die Anzahl der E-Mails

Wissen Sie, am Anfang gab es eine E-Mail. Sie müssen etwas arrangieren, auf etwas zugreifen oder ein Dokument erhalten, Sie stellen ein paar Details zusammen, schreiben es in eine E-Mail und schicken sie zur Bearbeitung ab. Irgendeine gute Seele oder ein Automat auf der anderen Seite fängt an, die notwendigen Dokumente vorzubereiten, prüft ein paar Tabellenkalkulationen, schickt ein paar weitere E-Mails und wartet auf die Genehmigung. Danach folgt oft die weitere Bearbeitung der Dokumente und die Einarbeitung der neuen Daten in verschiedene Tabellen, Datenbanken und Systeme.

Jira kann die beteiligten Personen automatisch benachrichtigen, Hintergrundaufgaben ausführen, Benachrichtigungen senden und einen Raum für Diskussionen bieten, die direkt in der Anfrage (entweder intern oder extern) aufgezeichnet werden. Dies reduziert vor allem die langwierige E-Mail-Kommunikation und liefert klare Informationen über die Bearbeitung der Anfrage.

2. Einblick in die Unternehmensprozesse gewinnen

Befinden Sie sich in einer Situation, in der Sie mit einer überwältigenden Menge an E-Mails und Dateien konfrontiert sind, in der nicht klar ist, in welchem Status sich der Antrag befindet, wo der Prozess stockt und wer für die Lösung des Problems zuständig ist? Oftmals landet Ihre Anfrage in einem E-Mail-Posteingang und was dann passiert, erinnert Sie an einen Blick in ein schwarzes Loch? Mit der wachsenden Zahl der Mitarbeiter steigt auch die Zahl der zu bearbeitenden Anträge.

Verschiedene Abteilungen haben unterschiedliche Prozesse und oft müssen mehrere Prozesse aus verschiedenen Abteilungen gleichzeitig involviert sein. Hier bieten Jira und Confluence verschiedene Lösungsmöglichkeiten. Sie können Einblicke, Transparenz und Statistiken zu den einzelnen Prozessen liefern. Das Prozessmanagement in Jira führt auch zu verlässlichen Daten, aus denen man Informationen über die Effizienz von Prozessen gewinnen und besser erkennen kann, wo Prozesse angepasst werden müssen.

3. Überwachen Sie, wie Ihre Prozesse funktionieren

Wir können heute auf dem Markt den Trend zum „datengesteuerten Unternehmen“ beobachten. Dieser Trend dreht sich um die Verarbeitung großer Mengen technischer Daten und die Extraktion ihres Wertes. Ziel ist es, die so gewonnenen Werte zu analysieren und zu vergleichen und sie dann in Form von Informationen zu interpretieren, die als Grundlage für eine bessere Entscheidungsfindung dienen.

Jira spielt dabei die Rolle eines Datenproduzenten, da es eine Vielzahl von Inputs erfasst und speichert, während der Output eine Tabelle, ein Diagramm oder eine ergänzende Kombination davon in Form eines Dashboards sein kann. Die Probleme bei der Nutzung dieser Informationen entstehen jedoch durch ungenaue manuelle Eingaben und verzögerte Datenerfassung. Daher ist eine richtig konzipierte Architektur in Jira auf der Grundlage der vom Kunden definierten Problemstellung von entscheidender Bedeutung, bei der unsere erfahrenen Berater Ihnen gerne behilflich sind.

4. Sind Sie auf der Suche nach einer einfachen Benutzerumgebung?

Trotz der Robustheit und der umfangreichen Funktionen von Jira und Confluence bieten beide eine einfache und intuitive Benutzererfahrung. Die Qualität der Daten, die wir erhalten, und die Ergebnisse, die wir damit präsentieren können, hängen jedoch hauptsächlich davon ab, dass wir die Daten richtig nutzen und sicherstellen, dass die Daten, die wir betrachten, Antworten auf unsere geschäftlichen Fragen liefern.

Neben der Konzeption und Implementierung der Lösung bieten wir auch Benutzerschulungen an, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wie das Ökosystem zu bedienen ist.

5. Haben Sie besondere Anforderungen?

Wir können Jira genau an Ihre Anforderungen anpassen. Eine der umfassenden Lösungen, die wir entwickelt haben, ist das HR-Modul in Jira, das die Bewerberregistrierung, das Onboarding/Offboarding, die Schulung und viele andere Aktivitäten abwickelt (ich möchte mehr über das HR-Modul erfahren). Darüber hinaus können Sie auch auf eine Lösung mit Jira Service Management aufrüsten, mit der die Bearbeitung von Vorfällen, Urlaubsanträgen, die Bestellung und Reparatur von Firmenhardware oder die Vorbereitung eines Vertrags mit einem Kunden möglich ist.

In Confluence, das als Intranet dienen kann (ich möchte mehr über Confluence als Intranet erfahren), kann mit einem einfachen Add-on für Confluence (Page Tree als Process Map for Confluence) die Dokumentation der einzelnen Prozesse und deren Zusammenhänge in übersichtlichen Infografiken festgehalten werden. Durch die Nutzung der Funktionen des Insight-Add-ons wird die Erstellung und Pflege interner Datenbanken zu einer relativ einfachen Click-and-Click-Aufgabe, wobei große Datenmengen verarbeitet werden können und nahezu unbegrenzte Skalierungsmöglichkeiten bestehen. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, Daten in andere Analysesysteme wie Google Sheets, Google Data Studio, Looker, Power BI, Tableau, SAS und viele andere zu integrieren und zu präsentieren (ich möchte mehr über Jira und die Datennutzung erfahren).

Jira in einem Würfel…

Wenn Sie wollen, dass Ihr Unternehmen effizient arbeitet, ist es wichtig, dass Sie Transparenz und Kontrolle über Ihre internen Prozesse haben. Jira kann hier eine Lösung bieten und Transparenz in diesem Bereich sowie messbare und über die Zeit vergleichbare Ergebnisse bringen. Durch den Einsatz von Jira und Confluence ist es möglich, die Anzahl der Unternehmenssoftware zu reduzieren und eine bessere Integration und anschließende Automatisierung einer Reihe von Aufgaben zu gewährleisten.

Ob Sie nun das Funktionieren Ihrer HR-Prozesse verbessern, einen Überblick über den Status von Anfragen in Ihrer IT-Abteilung erhalten oder den Stand der Rechnungsbearbeitung in Ihrer Finanzabteilung verfolgen wollen… Jira, entweder allein oder in Kombination mit Confluence, ist ein vielseitiges Werkzeug für die Digitalisierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen, das sich sowohl für Entwicklungsteams als auch für Teams eignet, die Support- und Betriebsleistungen erbringen (HR, IT/ICT, Recht, Finanzen, Anlagen und viele andere).

• Einfache Benutzerumgebung
• Transparenz und Rechenschaftspflicht
• Aufzeichnung und Verfolgung der Arbeit an einem Ort
• Generierung wertvoller Daten über das Funktionieren der internen Unternehmensprozesse
• Interaktive Dashboards
• Echtzeitberichterstattung
• Möglichkeit, einen maßgeschneiderten Arbeitsablauf zu erstellen
• Zahlreiche Add-ons auf dem Atlassian Marketplace verfügbar
• Integrationen mit anderen Systemen (sowohl aus der Atlassian-Produktlinie als auch mit Programmen von Drittanbietern)

Wenn Sie Hilfe von Experten bei der Implementierung oder Einrichtung von Jira benötigen oder Ratschläge, wie Sie es am effektivsten in Ihrem Unternehmen einsetzen können, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

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