Unser Kunde, der bereits das Jira-Tool nutzt, fragte uns, ob es möglich ist, im Rahmen von Jira das sogenannte Facility Management zu handhaben.

Insbesondere die Erfassung von Geräten wie Toren, Aufzügen, Klimaanlagen und anderen. Es sollte auch möglich sein, Gebäude, Hersteller und weitere Informationen zu erfassen.

Es mussten zwei Prozesse abgedeckt werden:

1. Management regelmäßiger Aktivitäten (Überprüfungen)
2. Bearbeitung von Anfragen oder dringenden Notfällen, die von Mitarbeitern des Kunden gemeldet wurden.

Die Lösung mit Jira unter Verwendung von Insight war für uns die klare Wahl.

• Zentralisierung von Daten
• Finanziell günstige Lösung
• benutzerfreundliche Umgebung
• Einfache Vermögensregistrierung

Die Lösungen, die wir in der Vergangenheit umgesetzt haben – wie das HR-Paket für Spezialisten, das Testing-Tool Xray und viele andere – bestärken uns darin, dass Jira ein äußerst flexibles Werkzeug ist. Es kann anspruchsvolle Anforderungen des Kunden abdecken.

Außerdem entsprach die Auswahl diesen Anforderungen des Kunden:

• Nutzung des vorhandenen Jira-Tools,
• Einrichtung einer Umgebung für Facility Management,
• Zentralisierung der Daten, Kostengünstig – der Kunde hatte bereits alle erforderlichen Lizenzen für das Jira-Tool sowie für die Erweiterungen von Jira, die für die Implementierung der Prozesse benötigt wurden.
• Benutzerfreundlich – da der Kunde Jira bereits für einen anderen Prozess (ITSM) als Kundenservice-Portal nutzt und gute Erfahrungen damit gemacht hat sowie positives Feedback von den Mitarbeitern erhalten hat.
• Geräteverwaltung – wir haben uns für Insight entschieden, eine Erweiterung des Jira-Tools (mehr auf unserem Blog: Insight – verwalten Sie Ihr Eigentum einfacher, die es ermöglicht, Objekte zu verfolgen, sei es IT-Geräte wie Server und Anwendungen oder Geräte aus anderen Bereichen außerhalb der IT, wie Klimaanlagen, elektrische Geräte, Gebäude und mehr.

Die Migration der vorhandenen Daten in Insight aus dem ursprünglichen System war ein wesentlicher Schritt.

Ein wesentlicher Vorteil für den Kunden besteht darin, dass er die Daten selbst verwaltet. Er kann neue Datensätze erstellen und vorhandene Datensätze direkt in Jira in der Insight-Anwendung bearbeiten.

• Die Datenmigration wurde vom Kunden nur für Objekte und nicht für historische Anfragen von Mitarbeitern angefordert.
• Der Import vorhandener Objekte in das Insight-Tool wurde mithilfe seiner integrierten Funktion durchgeführt.
• Die Datenmigration wurde über CSV-Dateien durchgeführt und fand nur einmal statt – zu Beginn der Implementierung der Lösung.

Vorteile der Verwendung von Jira beim Kunden

• Nachhaltigkeit – Der Kunde nutzt weiterhin das Jira-Tool zur Verwaltung verschiedener Prozesse.
• Zentralisierung der Daten – Facility Management, Bauprozesse, IT Service Management (ITSM), Release-Management, Testmanagement, Entwicklungsmanagement und viele andere Prozesse werden in Jira zentralisiert.
• Integration externer Systeme – Jira bietet umfangreiche Integrationsmöglichkeiten. Derzeit wird die Integration externer Systeme im Zusammenhang mit dem Facility Management nicht genutzt. Es steht jedoch die Phase bevor, in der eine Verbindung zum System des Lieferanten hergestellt wird, was bei der Delegation von Aufgaben an externe Partner und ihre Mitarbeiter hilfreich sein wird.

Der Aufbau der Lösung erfolgte iterativ. Die Ergebnisse und die richtige Richtung wurden in gemeinsamen Workshops mit dem Kunden überprüft. Diese Methode hat sich bei unseren Projekten vielfach bewährt.

Erfolgreiches Ergebnis

Die Endlösung erfüllt die Anforderungen des Kunden, einschließlich der Nutzung von Jira und der Einrichtung eines Facility-Management-Umfelds mit Hilfe von Insight.

• Der Kunde erfasst über 70 Arten von Objekten und deren Details: Standorte – Gebäude – Einrichtungen für Kunden des Kunden, Lager, Büros und Räume.
• Es wird auch die Erfassung externer Partner für die Delegation von Aufgaben an externe Mitarbeiter genutzt.

Wir haben erfolgreich Prozesse implementiert, die folgende Bereiche abdecken:

• Verwaltung wiederkehrender regelmäßiger Tätigkeiten wie Inspektionen, Generalinspektionen von Geräten usw.

→ In diesem Fall erstellt Jira automatisch Aufgaben zur Ausführung wiederkehrender Tätigkeiten basierend auf der Frequenz und dem Ablaufdatum der letzten Überprüfung.

• Die Verwaltung von Anfragen von Mitarbeitern, die Probleme mit den Geräten in Büros, Kundenumgebungen, Lagern usw. melden können.

→ Das benutzerfreundliche Portal Jira Service Management dient als Kommunikationsplattform zwischen dem Anforderer und dem Lösungsanbieter auf der Seite des Gebäudemanagements.

Letztendlich trägt die Lösung in Jira dazu bei:

• Eine effizientere Verwaltung des Kundenvermögens
• Eine schnellere Reaktion auf die Lösung von Problemen und Anfragen von Mitarbeitern
• Eine übersichtliche Erfassung von Objekten