Um ein guter Manager zu sein und sein Team erfolgreich zum gewünschten Ergebnis zu führen, benötigt man ausreichend relevante und genaue Daten und Informationen.
Eines der effektivsten Werkzeuge und Helfer sind regelmäßige Berichte. Sie ermöglichen eine kontinuierliche Überwachung sowie rechtzeitige Eingriffe und eventuelle Anpassungen, die zum erfolgreichen Ziel führen. Da jedes Projekt oft anders ist und seine eigenen Besonderheiten hat, ist das Finden eines universellen Berichtsschlüssels eher eine Illusion. Wenn Sie jedoch das Tool Jira für Ihre Arbeit verwenden, haben Sie als Manager mehrere Möglichkeiten zum Berichtswesen zur Hand.
Die richtige Konfiguration von Attributen
Die Erfassung der notwendigen Daten und deren anschließende Auswertung sind grundlegende Säulen erfolgreicher Führung, sei es eines Unternehmens, einer Abteilung oder eines oder mehrerer Projekte. Nur auf der Grundlage von wahrheitsgemäßen, genauen und zeitnahen Daten können korrekte Managemententscheidungen getroffen werden, weshalb objektive Berichterstattung so entscheidend ist. Wenn ein Manager unvollständige, ungenaue oder sogar überhaupt keine Informationen hat, ist es schwierig, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Dank seiner breiten Palette an Funktionen und seiner hohen Anpassungsfähigkeit ist Jira ein ausgezeichnetes Tool für die Berichterstattung. Und dies gilt für alle Versionen. Es weiß immer, wie es sich an Ihre Bedürfnisse anpassen kann. Die richtige Definition von Feldern (Attributen) ist wichtig.
Die Berichterstattung darf nicht im Wege stehen
Wenn Sie jedoch feststellen, dass ein anderer Attributtyp für Sie passender wäre und Sie ihn nicht in den Standardeinstellungen finden, können Sie ihn möglicherweise im Atlassian Marketplace herunterladen. Wenn Ihre Anforderungen und Bedürfnisse so spezifisch sind, dass Sie dort auch nicht das Richtige finden, ist es nicht schwer, einen geeigneten Feldtyp nach Ihren Wünschen zu programmieren. Attribute werden zur Vereinfachung der Berichterstattung definiert. Es darf nämlich nicht im Weg stehen; es muss ein echter Diener sein, der bei der Arbeit hilft. Es darf kein lästiger Peitschenhieb oder ein gieriger Verschlucker aller möglichen Zahlen werden. Andernfalls würden die Mitarbeiter einfach in gedankenloses Datenfüttern verfallen, und die anschließenden Analysen wären nicht mehr wert als das Papier, auf dem sie gedruckt sind.
Dank gut definierter Attribute und ihrer automatisierten Kontrolle werden alle benötigten Daten einheitlich eingetragen, sodass es beispielsweise nicht passieren kann, dass ein Mitarbeiter ein Feld mit Text und sein Kollege mit einer Zahl ausfüllt.
Darüber hinaus können Sie in Jira Pop-up-Fenster einrichten, die erscheinen, wenn ein bestimmter Teil eines Tasks gelöst wird. Es ist also nicht notwendig, unnötige Details auszufüllen, sondern nur diejenigen, die zu diesem Zeitpunkt relevant sind. Dadurch wird eine Überlastung der Benutzer vermieden, was letztendlich zu einer höheren Arbeitsproduktivität führt. Ebenso interessant ist die Möglichkeit, festzulegen, welche Felder obligatorisch und welche optional auszufüllen sind. Da der Benutzer ohne Ausfüllen des obligatorischen Feldes nicht weiterkommt, ist die Datenbank der für die Analyse benötigten Informationen immer vollständig.
Last but not least ist zu erwähnen, dass eine große Menge wichtiger Daten automatisch gesammelt wird. Dies umfasst beispielsweise das Erfassen von Statusänderungen im Teilprozess oder das Speichern von Änderungsverlaufsdaten. Dadurch ist die Überprüfung in Jira wirklich sehr einfach und benutzerfreundlich.
Verständliche und übersichtliche Ausgaben
Jira bietet in allen ihren Versionen viele integrierte Reporting-Möglichkeiten. Im Falle von Jira Software sind dies zum Beispiel:
- Burndown Chart (zeigt die Wahrscheinlichkeit der Zielerreichung, die verbleibende Arbeitsmenge)
- Sprint Report (zeigt das Volumen abgeschlossener Arbeit und auch Aufgaben, die später im Backlog zurückgestellt wurden)
- Control Chart (Länge der Produktzyklen, Versionen oder Sprints)
- Cumulative Flow Diagram (Überblick über den Status der Aufgaben im Laufe der Zeit)
- Epic Report/Epic Burndown (Verfolgung des Arbeitsfortschritts)
- Release Burndown (verfolgt den Fortschritt der Arbeit in Bezug auf das geplante Veröffentlichungsdatum der zu bearbeitenden Version)
- Velocity Chart (Verfolgung der Entwicklung der Fähigkeit zur Erfüllung geplanter Arbeit)
Und es gibt noch viel mehr.
Wenn Sie Jira Service Desk beispielsweise für ITSM oder die Kommunikation mit externen Partnern oder Kunden verwenden, können Sie unter anderem auch die folgenden integrierten Berichte nutzen:
- Workload (Anzahl der Tickets, die den Agenten zugewiesen sind)
- SLA-Ziele (Übersicht über die Erfüllung der festgelegten Ziele)
- Zufriedenheit (Überblick über die Zufriedenheit der Kunden mit der Erfüllung ihrer Anforderungen)
- Erstellt vs. Gelöst (verfolgt die Anzahl der erstellten und gelösten Tickets)
- Erfüllte SLA vs. Überschritten (verfolgt die Anzahl der Tickets, bei denen das Ziel erfüllt bzw. überschritten wurde)
Mit dem Tool Jira Core (aber auch Software und Service Desk), mit dem Sie jeden Arbeitsprozess in Ihrem Unternehmen erfassen können, stehen Ihnen neben anderen auch diese vordefinierten Berichte zur Verfügung:
- Durchschnittsalter-Bericht (Alter der Aufgaben, die noch nicht gelöst sind)
- Erstellte vs. Gelöste Probleme (Volumen der erstellten und gelösten Aufgaben)
- Kuchen-Diagramm-Bericht (Kuchen-Diagramm, in dem Aufgaben nach einem vordefinierten Attribut gruppiert sind)
- Kürzlich erstellte Probleme (Übersicht über kürzlich erstellte/fertiggestellte Aufgaben)
- Auflösungszeit (Übersicht über die Zeit, die für die Lösung einer bestimmten Menge von Aufgaben benötigt wird)
Definieren Sie eigene Berichte
Neben der Verwendung vorgefertigter Berichte haben Sie die Möglichkeit, eigene Berichte entsprechend Ihren spezifischen Anforderungen zu definieren. Sie haben Zugriff auf verschiedene Dashboards, Gadgets und Filter, sei es für verschiedene Tabellen oder Diagramme (Kreis-, Balken- oder Liniendiagramme).
Alles wird entsprechend Ihren Bedürfnissen eingestellt und die Ergebnisse werden auf einem Dashboard angezeigt, das Sie mit anderen Benutzern teilen können. Alle Beteiligten haben somit einen aktuellen Überblick über den Projektstatus.
Komplexere Berichte
Das ist jedoch noch lange nicht alles. Bisher haben wir die grundlegenden und einfachen Möglichkeiten beschrieben, die das Jira-Tool für Berichterstattung bietet. In den meisten Fällen reichen diese aus, um die Anforderungen und Erwartungen zu erfüllen. Es können jedoch Situationen auftreten, in denen wir über die eingebauten Funktionen hinausgehen müssen.
Benutzer nutzen oft die Möglichkeit, Daten mithilfe eines vordefinierten Jira-Filters in eine CSV-Datei zu exportieren. Diese Daten werden dann in gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen (z. B. Excel) mithilfe von Pivot-Tabellen, Filtern und Torten– oder Balkendiagrammen transformiert und ausgewertet.
Diese Methode ist jedoch nicht ideal und deckt oft nicht alle erforderlichen Aspekte ab. Es entstehen mehrere Versionen desselben Berichts, die per E-Mail zirkulieren, und das Risiko von Verzerrungen steigt schnell. Die Berichterstattung verliert dann ihre Haupt- und wichtigste Funktion.
Standard-Jira-Berichte können um interessante Zusatzkomponenten erweitert werden, die die Erstellung komplexer Berichte und umfassender Berichterstattung erheblich erleichtern. Beispielsweise bietet EazyBI umfassende und zentralisierte Berichterstattung, sofern die meisten der erfassten Daten im Jira-Tool enthalten sind.
Wenn Sie Berichtsdaten aus verschiedenen Quellen (nicht nur Jira) zusammenstellen, ist es ratsam, auf spezielle Tools wie Tableau zurückzugreifen. Mit dedizierten Datenconnectoren ist es kein Problem, die erforderlichen Daten aus Jira in dieses Tool zu importieren.
Die korrekte Konfiguration von Berichten ist für das erfolgreiche Management von Projekten in Richtung Kollegen und Vorgesetzte wichtig. Die kontinuierliche Überwachung und Anpassung des Fortschritts und der Erfüllung einzelner Aufgaben führt zum erfolgreichen Erreichen des Ziels. Anschließende Analysen können Wege zur Verbesserung und Effizienzsteigerung der Arbeitsprozesse aufzeigen.
Die Hauptvorteile von Jira bei der Berichterstattung
- Operativer Reporting, der zur Sortierung und Auswertung täglicher Aktivitäten dient.
- Vordefinierte Berichte (Workload, Created vs. Resolved usw.).
- Projektberichterstattung, die zeigt, welche Ausgaben für die Berichterstattung über Projekte zur Verfügung stehen.
- Manager-Berichterstattung, die die Zielerreichung und den Gesamtstatus des Projekts zeigt.
- Anpassungsmöglichkeiten nach individuellen Bedürfnissen.
- Möglichkeit zur komplexen Berichterstattung auch aus Quellen außerhalb von Jira.
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